ارتباط با تیم راه دور سخت نیست؛ ۷ روش برقراری ارتباط با تیم راه دور

ارتباط با تیم راه دور

ارتباط با تیم در یک فضا با ارتباط با تیم راه دور تفاوت های چشمگیری دارد . مزیت های کار با تیم در یک فضا این است که  هر روز همدیگر را می بینید، بنابراین می توانید شخصا یکدیگر را بشناسید. اگر یکی از اعضای تیم خسته شود یا برای چیزی تقلا کند، می توانید بلافاصله ببینید و کمکش کنید. همچنین در صورت لزوم می توانید به اتاق کار وی بروید و با او صحبت کنید.

کار از راه دور دارای مزایای زیادی است، اما مشکلات بسیاری نیز وجود دارد. یکی از این مشکلات این است که برقراری ارتباط با تیم راه دور سخت تر است. با وجود فاصله مکانی و زمان های مختلف، به نظر می رسد که شما هرگز نمی توانید گرد هم جمع شوید و یک تصمیم جمعی بگیرید. ارتباط سخت است اما می تواند بهبود یابد. در ادامه به روش های بهبود برقراری ارتباط با تیم راه دور می پردازیم.

 ۷ روش بهبود برقراری ارتباط با تیم راه دور

به روز باشید

قطعا هر کارمندی این کار را انجام داده است؛ شما از کامپیوتر خود دور شده اید و زمانی که دوباره به سراغ آن آمده اید، متوجه یک صندوق ورودی پر و چیزهای دیگری شده اید که باید همان لحظه مدیریت کنید. این مسئله استرس زا است و می تواند موجب آزار و رنجش همکاران شما شود حتی اگر آنها فقط کار خود را انجام دهند.

راه حل این است که تا آنجا که می توانید با هر آنچه که در تیم اتفاق می افتد همگام و همراه باشید. اگر در مناطق زمانی مختلفی هستید، بدیهی است که نمی توانید برای این واقعیت که « وقتی شما خواب هستید، دیگران کار می کنند» راه حلی داشته باشید.  با این حال، اگر اوضاع را تحت کنترل داشته باشید و از تغییرات آگاه شوید، آنها نیز سردرگم و دست پاچه نخواهند شد.

در صورت لزوم، برای خود حریم قائل شوید

با گفتن این جمله که نمی خواهید ۲۴ ساعت در هفت روز هفته کار کنید، می توانید برای خود حریم قائل شوید. کار از راه دور بدان معنی است که شما به نحوی ارتباطی بیشتر از قبل خواهید داشت. و شاید اینگونه احساس بکنید که همیشه باید در دسترس باشید، که این مسئله خود می تواند استرس بیش از اندازه ای به شما وارد کند.

خود و تیم تان را تشویق کنید تا در مواقع لزوم هم فاصله ها و حریم را رعایت کنند و اجباری برای دسترس بودن نداشته باشند. اگر به یکدیگر اجازه دهید که بگویند “من باید آفلاین باشم تا بتوانم این کار را تمام کنم”، آنها می توانند بدون هیچ مشکلی کارشان را انجام دهند.

از اسلحه هانلون استفاده کنید

از آنجا که ارتباط با تیم راه دور عمدتا از طریق نوشتار است ، این نوشته ها و پیام ها می توانند به نحوی برداشت شوند که نویسنده هرگز در نظر نگرفته است. به همین دلیل است که هیچ لحن یا زبان بدنی برای پشتیبانی و تایید آن وجود ندارد. اگر چنین مواردی بررسی نشوند می توانند منجر به ناراحتی شوند.

اسلحه هانلون را به خاطر داشته باشید: اگر کسی چیزی ناخوشایند گفت ، احتمالا به معنای غفلت است و نه کینه توزی. قبل از ناراحتی، به عقب برگردید و اینگونه فکر کنید احتمالا منظور نویسنده ی پیام همانی نیست که نوشته است. از آنها بپرسید که منظورشان چیست، و خواهید دید که ۹ نظر از هر ۱۰ نظر کاملا بدون قصد و غرض بوده است.  اگر تیم خود را تشویق کنید که با یکدیگر رو راست باشند، این مشکلات را کمتر و کمتر  مشاهده خواهید کرد.

نکته: اصطلاح اسلحه هانلون زمانی استفاده می شود که چیزی بدون منظور و قصد و غرض استفاده شده و برای آنکه منظور اصلی دریافت شود، باید سوال کرد یا به ادامه سخنان توجه نمود.

برای مطالعه بیشتر:

۳ عامل مهم برای موفقیت در دورکاری و کار در منزل

اشتباهات مدیران افراد دورکار چه نتایجی به دنبال دارد؟

فواید دورکاری کارمندان چیست ؟

سعی کنید از شکلک ها استفاده کنید

بله شکلک ها. شکلک ها از جمله چیزهایی هستند که نویسندگان پیامها از به کار بردن آن لذت می برند.اما کارایی آن در ارتباط با تیم راه دور چیست؟ به نظرتان این کار غیر حرفه ای خواهد بود؟ با این همه، شکلک ها چیزی هستند که هر روز برای دوستان و آشنایان خود می فرستید، که خیلی بیشتر از استفاده  از آن در محیط کاری است.

همه چیز به نوع متن بستگی دارد. شما از شکلک ها در ایمیلی که به رئیس خود ارسال می کنید استفاده نخواهید کرد، اما در یک گفتگو با تیم خود، استفاده از این شکلک ها می تواند بسیار موثر باشد. این کار باعث می شود خواننده های پیام چیزی را که مد نظر شماست به راحتی متوجه شوند و آزردگی خاطر نیز رخ ندهد.  زبان بدن و لحن صدا در متن وجود ندارد، بنابراین با استفاده از شکلک ها می توانید روشن و واضح  آنچه را که در ذهن دارید به هم تیمی های خود منتقل کنید. آنها از تلاش شما برای انتقال پیام هایی با مفاهیم درست قدردانی خواهند. سعی کنید که بیش از حد  از آنها استفاده نکنید، چرا که به مرور تاثیرشان کم رنگ می شود.

به یک پلت فرم ارتباطی متصل شوید

اکثر افراد این موقعیت را درک کرده اند. گاهی شما نیاز به بخشی از اطلاعات دارید و می دانید که عضو دیگری از تیم آن را به شما ارسال خواهد کرد. از طریق پیام کوتاه، ایمیل و وبلاگ چت پیگیر موضوع می شوید ، اما نمی توانید هم تیمی خود را پیدا کنید. نهایتا این مسئله موجب خشمگین شدن شما می شود.

بجای این کار، با تیم خود بر سر این موضوع موافقت کنید که در یک پلت فرم مشخص با یکدیگر ارتباط برقرار کنید. برای اینکار باید یکی از پلت فرم هایی را که کارایی خوبی برای تیم تان دارد انتخاب کنید، اگر این کار را انجام دهید، در صورت نیاز به راحتی به آن مراجعه و اطلاعاتی را که نیاز دارید پیدا خواهید کرد.

دستور زبان خود را بهتر کنید

از آنجا ارتباط با تیم راه دور عمدتا از طریق ارسال پیام متنی انجام می شود دستور زبان شما باید بی نظیر باشد. چرا که همه باید بتوانند آنچه را می گویید درک کنند. اگر گرامر شما بد باشد، پیام های شما می توانند آزار دهنده و یا حتی غیر قابل تشخیص و درک  باشند.

شاید احساس کنید که دستور زبان شما ناامید کننده است، اما بدانید که می توان آن را بهبود ببخشید. به دنبال معلم ها و خدماتی باشید که بتوانند با اصول اولیه به شما کمک کنند. اگر به خود و دستور زبان تان اطمینان دارید، این را هم بدانید که تازه تر کردن مهارت های تان هرگز کار بیهوده ای نخواهد بود. دستور زبان به طور مداوم تغییر می کند تا زبان تکامل پیدا کند، بنابراین شما باید نسبت به این مسائل کنترل و آگاهی داشته باشید.

همه پیام ها را غلط گیری کنید

بله، هر پیامی را که ارسال می کنید تصحیح و غلط گیری کنید. امروزه به محض نوشتن پیام، ضربه زدن روی دکمه “ارسال” وسوسه کننده و آسان است. هر چند این کار می تواند عواقبی نیز داشته باشد. اگر خوش شانس باشید، فقط یک پیام ساده و قابل درک با کمی استباه تایپی را ارسال خواهید کرد. اما اگر شانس با شما نباشد ممکن است موجب ناراحتی کسی شوید یا به وی توهین کنید.

قبل از اینکه گزینه «ارسال» را فشار دهید، بنشینید و به دقت پیام را بررسی کنید. آیا خطاها یا مسائلی وجود دارد که باید اصلاح شوند؟ پس آنها را اصلاح کنید.  آیا اسمی را اشتباه نوشته اید؟ همین حالا آنها را تغییر دهید وگرنه ممکن است باعث ناراحتی کسی شوید. دقیق بودن در این مسائل حیاتی است.
قطعا ارتباط با تیم در یک فضا با ارتباط با تیم راه دور تفاوت هایی دارند، اما برقراری ارتباط با تیم راه دور نیز اگر درست باشد کارایی و تاثیرش کمترنخواهد بود.

[تعداد: ۰    میانگین: ۰/۵]

درباره نویسنده

آسیه محمدی

مترجمی زبان خوندم. علایق زیادی دارم که مترجمی یکی از آنهاست. برای شروع اینکار مباحث بازاریابی (بهترین راه اثبات توانایی ها) رو انتخاب کردم. امیدوارم بتونیم با توسعه دانش در کسب و کار و زندگی شخصی مون بهتر عمل کنیم.

    مطالب مرتبط

    نظر بدهید

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *