ارتباط با کارکنان : اعتمادسازی بین کارکنان سازمان و فریلنسرها

ارتباط با کارکنان سازمان در این مقاله، به ارتباط بین کارکنان خارجی و داخلی اشاره می کند. این مقاله از شکاف و سوءتفاهمی صحبت می کند که وقتی متخصص خارج از شرکت تان استخدام کرده و یا همکاری می کنید (که به اصطلاح فریلنسر/ Freelancer گفته می شود) پدید می آید.

 

ارتباط با کارکنان : اعتمادسازی بین کارکنان سازمان و فریلنسرها

 

ارتباط با کارکنان

بسیاری از شرکت های غیردولتی در حال تبدیل شدن به کارشناسان -پروژه ای یا موقتی- خارجی اند تا به مجموعه ای مهارت ها و تجاربی دست پیدا کنند که در غیراینصورت آن را در بازار خود بدست نمی آورند.

در همین حین، بسیاری از افراد مستقل هم به فریلنسر تبدیل می شوند تا به یک کار فول تایم در شرکت دست یابند. چنین ترکیبی از استعدادهای خارجی و داخلی می تواند مزایای فوق العاده زیادی را برای سازمان به ارمغان آورد. از قبیل صرفه جویی در هزینه ها، دستیابی به قابلیت های جدید، سرعت و انعطاف پذیری!

اما داشتن نیروهای کار ترکیبی چالش های ویژه ی خودش را هم دارد که بسیاری از مدیران آمادگی رویارویی با آنها را ندارند! استفاده ی زیاد از استعدادهای خارجی بدگمانی را پدید آورده و نگرانی های بیش تری را می افزاید و حتی کارکنان داخلی مقاومت کرده و درباره ی مسائل زیر ابراز نگرانی خواهند کرد:

  • آیا این شروعِ کم کردن و کاهش نیروی کار است؟
  • آیا کسی دیگر جانشین من می شود؟ آیا شغل من بعنوان یک جایگاه تمام وقت حذف خواهد شد؟
  • افراد خارجی به روشی که ما کار می کنیم و باهم به اشتراک می گذاریم کار نمی کنند. آیا این اتفاق مانع ما برای رسیدن به اهداف شرکت خواهد شد؟
  • مهارت ها و نظرات یک متخصص خارجی ارزشمندتر از افکار و مهارت های من و سایر کارکنان تمام وقت است؟
  • آیا کارکنان خارجی باید همه ی کارهای جالب و جدید شرکت را انجام دهند؟

وقتی مشکلات همکاری بین اعضای تیم پدید بیاید -چه خارجی باشند چه داخلی- “کارآیی” رنج خواهد کشید. و وقتی اعتماد بین کارکنان داخلی و فریلنسرها کاهش یابد سازمان تان قادر نخواهد بود به همه ی مزایایی که قرار بود متخصص ها به تیم داخلی تان بیفزایند برسد.

برای اجتناب از این مسائل و مشکلات، سازمان ها نیاز دارند تا بطور مداوم اعتماد را بین کارکنان داخلی و کسانی که از بیرون برای همکاری دعوت می کنند ایجاد نمایند.

در این مقاله به ارائه ی ۵ راهکار می پردازیم که توسط بسیاری از سازمان ها اجرا شده و می تواند به همکاری بیش تر در تیم های ترکیبی کمک کند. با پدیده فکر مهتر همراه باشید.

۱- با چشم انداز نیروهای کار ترکیبی شرکت، بطور واضح ارتباط برقرار کنید

همه می دانیم که به هنگام نبودِ یک ارتباط واضح راجع به “تغییر” کارکنان به بدترین چیزها فکر می کنند. در جهت پاسخ به سوءتفاهمی که بخاطر بی اعتمادی بوجود می آید، بهتر است رهبران را تشویق کنیم تا چشم اندازهای طولانی مدت خود را بطور واضح و آشکار به تیم های ترکیبی خود تعریف کنند. آیا در درجه ی اول، ارتباط با کارکنان مطرح بوده و با نیروی کار داخلی اقدام کرده و متخصصان خارجی تنها در صورت ضرورت اضافه خواهند شد؟ یا سازمان بطور منظم و ساختاریافته برای نشان دادن توانایی هایش جهت انجام کارهای مهم و استراتژیکی به استعدادهای خارجی متکی ست؟

سازمان های خیلی زیادی یافت می شود که از رویکرد اول به رویکرد دوم تغییر می کنند. از آنجایی که سازمان ها دست به این تغییر می زنند، ارتباط با کارکنان خوب بسیار اهمیت می یابد. پیام آشکار و واضح نحوه ی پاسخ دادن کارکنان را ایجاد می کند تا از سوءتفاهم ها هم دوری شود. -هم در داخل و هم در خارج سازمان!

البته فراتر از این پیام، مدیران باید فکر کنند و راهکارهایی را جهت شناسایی و حفظ کارکنان مستعد فعلی ارائه دهند. همینطور باید به فکر جذب افراد مستعد در آینده نیز باشند. برای مثال چندین سال قبل، شرکت UBS آمریکایی، استفاده از فریلنسرهای آی تی را افزایش داد تا اینکه به سطح نگران کننده ای از فرسایش رسید و رهبران IT، شکاف ارتباطی موجود را شناسایی کرده و از بین بردند.

۲- کارکنان را به بخشی از فرآیند طراحی نیروی کار تبدیل کنید

یک راه خوب برای تقویت ارتباط با کارکنان و کارشناسان خارجی این است که مدیران پروژه های داخلی و متخصصان شناخته شده ی داخلی را در ایجاد و پیاده سازی چشم انداز نیروهای کار ترکیبی درگیر کنید. اگر کارکنان احساس کنند که صدای شان شنیده شده، ورودی شان در چشم انداز رفلکس خواهد شد. درک عمیق تری از ارزش مدل داشته و تمایل بیش تری به حمایت کردن آن از خود نشان خواهند داد.

کارکنان باید تا حدممکن درگیر شوند. حتی وقتی تصمیمات ویژه برای افزودن کارشناسان خارجی اتخاذ می شود. مثلاً هم در طول برنامه ریزی و هم به هنگام انتخاب یک استعداد خاص جهت ملحق شدن به تیم!

 

۳- به دنبال چیزی فراتر از تخصص فنی باشید

بسیاری از سازمان ها، صلاحیت های رفتاری که کارکنان را ارزیابی کند؛ تعریف کرده اند. پیشنهاد مجموعه پدیده فکر مهتر این است که این شایستگی ها را در انتخاب، مشاوره و مدیریت عملکرد فریلنسر پیاده کنید. با انتخاب اشخاصی برای قراردادبستن -که از سطوح مختلف فنی برخوردار بوده اما تعهد رفتاری مشابهی دارند خیلی راحت تر می توان روابطی بر پایه ی اعتماد را بین کارکنان خارجی و داخلی ایجاد کرد. برخی از این تعهدهای رفتاری می تواند شامل مهارت های گوش دادن و ارتباط، رفتار محترمانه با دیگران، تعاون و همکاری، دقیق بودن باشد.

شاید مهم ترین فاکتوری که می بایست بدنبالش باشید؛ این باشد که ببینید آیا این فرد فریلنسر گذشته ای در یکپارچه سازی تیمی، با موفقیت به انجام رسانیدن کار و یا مشارکت مثبت و سازنده در مهارت کارکنان داخلی -با کسانی که قبلاً کار کرده- داشته است یا خیر!

 

۴- از فرآیند شبانه روزی موثر برای فریلنسرها اطمینان حاصل کنید

همه ی فریلنسرها -خواه On Site کار کنند یا دورکار باشند- باید یک گرایش اصلی و پایه داشته باشند. شبانه روزی بودن، برای آنها کاملا متفاوت و کم عمق تر است تا برای کارکنانِ تمام وقت! اما کم اهمیت تر نیست! استفاده از موضوعات و فعالیت های مهم که در ادامه می آید را به شما پیشنهاد می دهیم. زمان کافی برای سوالات و مباحثه درنظر بگیرید. (معمولاً نصف روز کفایت می کند.)

  • بررسی اجمالی سازمان، پروژه، و اینکه چرا برای آینده ی سازمان اهمیت دارد.
  • فرهنگ سازمان و مفاهیم آن
  • صلاحیت های موردانتظارِ کارکنان داخلی و خارجی که قصد کار کردن با شرکت -روی پروژه ها و اساس قرارداد- دارند.
  • نحوه ی مدیریت عملکردها. برای مثال، تعداد بررسی های عملکرد و فاکتورهای مهم آن
  • انتظارات ویژه ی فریلنسرها
  • مثال های معمولی از روابط عالی داخلی-خارجی، علت و زمانِ تخریب شدن آن. و اینکه خارجی ها، چه اقداماتی را برای اجتناب کردن یا سروکار داشتن با این شرایط می توانند انجام دهند

 

۵- ابزارهایی را برای ساخت تیم های ترکیبی در اختیار مدیران قرار دهید

به مدیران کمک کنید تا در شناسایی و ارتباط با کارکنان داخلی و متخصصان خارجی بهتر شوند. چند راه آموزشی وجود دارد که بینش معناداری را در نحوه ی مدیریت ارتباطات فردی و تیمی برای ارتقای هارمونی و عملکرد تیم ایجاد می کند.

برای مثال، از طریق آموزش، مدیر می تواند یاد بگیرد که چگونه کارکنان داخلی را در مصاحبه ها و انتخاب کارشناسان داخلی درگیر کند. یک جلسه ی تیمی اولیه، می تواند کارکنان را در پیش بینیِ مشکلات بالقوه -در ارتباط با تیم های ترکیبی و راهکارهای طوفان ذهنی- درگیر نماید. یک صورت جلسه ی منظم در بررسی های هفتگی تیم می تواند مباحثه چگونگی نتیجه بخش بودنِ همکاری های داخلی-خارجی” را نشان دهد. می توان دریافت که چه مشکلاتی شدت گرفته و تا چقدر موثر حل می شوند.

آموزش به مدیران کمک خواهد کرد تا درباره ی اینکه “صرف کردن زمانِ فریلنسر برای بهتر کردن وضعیت کارکنان داخلی” چگونه باشد فکر کند. این اتفاق از طریق رویدادهای آموزشی، مشاوره و هدایت تیم های مباحثه رخ می دهد.

 

[تعداد: ۲    میانگین: ۵/۵]

درباره نویسنده

سحر اعتباری

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *