اشتباهات رایج در ارسال ایمیل چه چیزهایی هستند؟

اشتباهات رایج در ارسال ایمیل

اشتباهات رایج در ارسال ایمیل

ایمیل ها، جزو ابزاری هستند که برای ارتباطات شخصی و حرفه ای (کاری) خود به کار می گیریم. به همین دلیل، یک بخش بسیار مهم از ایجاد برند شخصیرا تشکیل می دهد. در هر یک از ایمیل هایی که ارسال می کنیم نشان می دهیم که چه شخصیتی داریم و مایلیم چگونه ما را بشناسند.

متاسفانه زمانی که حرف از ارسال ایمیل به میان می آید به جای اینکه به حدی از بهبودی برسیم مدام در حال بدترشدن در آن هستیم.

هر روز بیش از ۲۰۰ بیلیون ایمیل در سراسر جهان ارسال و دریافت می شود.
کارکنان به طور متوسط ۳ الی ۶ ساعت را در روز صرف ایمیل های روزانه می کنند.

در کنار این، اطلاعات بی شماری را در نظر بگیرید که از منابع متعدد به سمت شما جاری می شوند . کاملا قابل فهم است که دریافت این ایمیل ها تا چه اندازه باعث برهم زدن تمرکز می شوند.

بنابراین، چند نمونه از اشتباهات رایجی را که نویسندگان ایمیل مرتکب شده و اثر این ناهنجاری ها را افزایش می دهد در ادامه گنجانده شده است که می توانید با آگاهی از آنها از ایجادشان جلوگیری کنید.


۱- انتخاب عناوین مناسب

زمانی که یک ایمیل را دریافت می کنید قبل از هر چیزی به فرستنده ی آن نگاه می کنید تا تصمیم بگیرید که ایمیل موردنظر را باز کنید یا خیر! سپس به خطی که موضوع در آن نوشته شده می نگرید.
بنابراین لازم است که به هنگام نوشتن محتوای ایمیل نیز هدف اصلی خود را از ارسال آن به طور واضح قید کنید.

حداقل اگر فکر می کنید از معیار اول (نام فرستنده) سربلند بیرون نمی آیید شانس خود را در معیار دوم (موضوع جذاب و رسا) از دست ندهید.

۲- معرفی نکردن خود

اگر دریافت کننده ی ایمیل، به هر دلیل شما را به خاطر نداشته باشد به عنوان یک گزینه ی جستجو در لیست مخاطبانش آدرس ایمیل شما را خواهد گشت که این امر، نیازمند یک سری توضیحات (مانند: چگونه همدیگر را شناخته و یا بار اول ملاقات کرده اید) می باشد.

۳- معرفی نکردن موضوع خود

اگر دریافت کننده ی ایمیل، متوجه نشود که چرا این ایمیل را نوشته اید، چرا خود را معرفی کرده و چرا مختصراً توضیحاتی را قید کرده اید، ایمیل شما سازنده و مفید نخواهد بود.

۴- پیوست کردن فایل با حجم زیاد

از همراه کردن فایل هایی که فضای زیادی را اشغال می کنند اجتناب کنید. اینگونه فایل ها برای دانلود کردن هم دچار مشکل می شوند. یاد بگیرید که چگونه می توان حجم فایل ها را کاهش داد. با رعایت کردن این نکات ساده، احتمال اینکه ایمیل شما جزو انبوه ایمیل های دریافتی، باز و خوانده شود را افزایش دهید.

۵- دربر گرفتن لینک های نامناسب

با افزایش چالش های امنیتی سایبر، هایپرلینک ها، وب سایت های ناشناخته و آدرس هایی با url کوتاه شده می توانند شرایط نامناسبی را برای دریافت کننده ی ایمیل ایجاد کنند. بنابراین بهتر است از لینک های کامل استفاده کنید.

۶- پرسیدن اطلاعات شخصی و احساسی

بی توجه به اینکه تا چه اندازه گیرنده ی ایمیل را می شناسید هرگز هیچ سوال شخصی و یا اطلاعات احساسی را از طریق ایمیل ارسال نکنید! از جمله سوالات شخصی می توان به پرسیدن رمز کارت های بانک اشاره کرد.

۷- رفتار کردن مانند شخص صمیمی

مگر اینکه در حال ارسال برای بهترین دوست، همسر و یا همکلاسی صمیمی خود باشید! همواره به خاطر بسپارید که  نباید فکر کنید که طرف مقابل شما هم باید که تمایل داشته باشد با شما مانند خودتان رفتار کند!

۸- ارسال ایمیل های عصبانی

شاید چیی خنده دار تر از خواندن یک ایمیلی که با عصبانیت نوشته شده نباشد! اگر نیاز دارید که بر سر موضوع خاصی عصبانیت خود را بروز دهید می توانید در یک صفحه جدید ایمیل حرف های خود را نوشته سپس در قسمت پیش نویس (Draft) ذخیره کنید.

در یک دوره زمانی بعد که به آرامش رسیدید به مطالعه ی ایمیل عصبانی خود بپردازید.

۹- استفاده ناصحیح از BCC و Cc

CC مخفف کلمه ی Carbon copying به معنی کپی کردن با کاغذ کاربنی و BCC مخفف کلمه ی Blind carbon copyمی باشد. To و CC در عمل مشابه هم هستند فقط اسم آن فرق می کند و در واقع بهتر است نام گیرنده اصلی در قسمت TO نوشته شود و کسی که گیرنده اصلی نیست در CC نوشته شود.

اما گیرنده هایی که در کادر BCC هستند توسط دیگر گیرنده ها (چه در BCC و چه در CC) قابل شناسایی نیستند. مثلا فرض کنید شما می خواهید به ۴ نفر یک ایمیل را ارسال کنید. اگر شما افراد A و B را در کادر CC (یا To) و افراد C و D را در کادر BCC قرار دهید، گیرنده ی A ایمیل گیرنده ی B و گیرنده ی B ایمیل گیرنده ی A را خواهد دید. اما گیرنده ی C گیرنده های A و B را خواهد دید (مانند گیرنده ی D) پس گیرنده های C و D یکدیگر را نخواهند دید.


[تعداد: ۱    میانگین: ۵/۵]

درباره نویسنده

سحر اعتباری

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *