اهمیت ایمیل های کاری در ساعات غیراداری

اهمیت ایمیل های کاری در ساعات غیراداری

ایمیل های کاری

ایمیل های کاری شبانه برای موفقیت کسب و کار شما ضروری ست؟

Nick Corcodilos نویسنده ی بلاگ Ask the Headhunter ، سوالی را که توسط یکی از خوانندگان درباره ی “کار کردن تنها در ساعات کاری” مطرح شده بود از دیدِ کارمندی که سعی می کرد تعادلی را بین شغل و زندگی اش برقرار کند پاسخ داد و چنین نوشت:

از نظر من، کسانی که -در مصاحبه استخدامی می گویند “ما شب ها هم کار می کنیم” می خواهند خودشان را موردآزار قرار دهند. اگر پاسخ منفی به این حرف بدهید، موفق شده اید. اینکه بگویید “من کل روز را برای رئیسم کار می کنم” هیچ افتخاری ندارد!

اگر می خواهید پاسخ منفی خود را در حالیکه فداکاری خودتان را به شغل نشان می دهید با تاثیر درست روی مصاحبه کننده همراه کنید این روش را تست کنید:

 

“من هر کارِ ضروری را که به موفقیت شرکت مان کمک کند -در حالیکه مشغول کارم،- حاضرم انجام دهم و به این موضوع افتخار می کنم.”

 

حال، به رئیس شما بستگی دارد که بتواند کارِ درست را به شما بسپارد، آن را به خوبی تنظیم کند، سازماندهی کند و حجم کاریِ شما را در طول ساعات اداری مدیریت کند تا موفقیت شرکت حتمی باشد.

Corcodilos ایده ها و نظرات خوبی در این خصوص دارد اما نظر خود شما چیست؟ اگر خود شما مدیر بودید چه کاری انجام می دادید؟

اگر شما هر شب ساعت ها مشغول مدیریت و تنظیم کارها بودید و کارکنانی داشتید که از کار کردن به اندازه ی شما امتناع می ورزیدند و باعث افزایش حجم کاری شما می شد اقدام شما چه بود؟

درخواست کارکنان خود را در خصوص سوالات زیر ارزیابی کنید:

 

آیا نیاز کسب و کار واقعی است؟

حدوداً به مدت دو سال، همسر من در سوئد زندگی می کرد و گزارش های مستقیم به هند و کالیفرنیا داشت. اصلاً برای او ممکن نبود که بتواند یک برنامه برای ساعت ۸ تا ۵ تنظیم کند!

اگر کارکنان، فروشندگان و مشتریانی دارید که در محدوده ی زمانی متعددی حضور دارند انجام کارهای شبانه- یا صبح های بسیار زود- برای آنها مناسب نبوده و نتیجه بخش نخواهد بود! اگر همه ی کارکنان و مشتریان شما در یک موقعیت زمانی به سر می برند ایمیل های کاری شبانه (آخرشبی) مفهوم کم تری به خود می گیرند. چه دلیل واقعی وجود دارد ایمیل های کاری که در ساعت ۹ شب ارسال شده تا ساعت ۱۰ شب پاسخ داده شود؟ چرا نمی توانند تا ۹ صبح روز بعد به آن پاسخ دهند؟

 

آیا بهترین استفاده از زمان را می برید؟

به عنوان یک صاحب کسب و کار، باید گفت که کسب و کار شما، دقیقاً مثل کودک شماست. پس طبیعی ست که اشتیاق شما برای کار کردن در آن، بیش تر از تمایل کارکنان شما باشد. اگر این شرکت شما پا بگیرد و موفقیت را تجربه کند شما تنها کسی هستید که از همه ی فواید آن بهره می برید. در بهترین حالت، کارکنان شما پاداش اضافی خواهند گرفت.

در نتیجه، احتمالاً خودِ شما (صاحب کسب و کار) درباره ی این موضوع که چه ساعاتی از روز را صرف کسب و کارتان می کنید نظری نخواهید داشت!

همه چیز را متوقف کرده و بیندیشید:

آیا من کارهایی را که می بایست در طول هفته اداری به پایان برسانم را در آخر هفته ها و شب ها انجام می دهم؟ آیا من در طول ساعات کاری چیزهایی را انجام می دهم که نیازی به همکاری کارکنان ندارم؟ اگر در ساعت ۹ شب، برای آنها ایمیل های کاری می فرستید یا تماس کاری برقرار می کنید، چرا زودتر -در طول روز- به انجام اینکار نمی پردازید؟

قبول داریم که حالت های اورژانسی اتفاق می افتند. اما فعالیت های برنامه ریزی شده چطور؟ اگر شما برنامه ریزی کرده اید شب کار کنید به عنوان یک کارِ اضطراری و فوری با آن برخورد نکنید!

 

آیا کارکنانم، بخاطر “این” وارد ایمیل می شوند؟

در مصاحبه ی استخدامی، به کارکنان خود گفتید که نباید از تلفن همراه خود جدا شوند؟ از آنها خواسته اید تا ۲۴ ساعت هفت روز در هفته را در دسترس باشند؟ شاید هم گفتید که به تعادل زندگی و کار اعتقاد دارید؟کدامیک صحیح است؟

احتمالاً گزینه ی دو را عنوان کرده اید.

شاید فکر می کنید به تعادل کار و زندگی معتقدید چون قادرید از مزایای ارتباط با تلفن برخوردار شوید. اگر از کارکنان انتظار می رود که همیشه در دسترس باشند خب، همه ی مردم می توانستند در موقعیت های مختلف کار کنند.

 

آیا کار به پایان می رسد؟

بیایید درنظر بگیریم که شما همیشه انتظار دارید کارکنان خیلی سریع به شما پاسخ دهند. خب در چنین شرایطی، شما چیزی دارید که در طول ساعات اداری به سمت شما برمی گردد. حالا چه اتفاقی می افتد؟ آیا کسب و کارتان ازهم گسسته می شود؟ آیا کارمند شما ارائه ی درستی نداشته است؟ اگر پاسخ مثبت است، پس باید به ارزیابی مجدد جایگاه وی بپردازید و ببینید که آیا حجم کارها بیش از یک نفر است؟ یا این شخص از زمان خود استفاده ی درستی ندارد؟ اگر همه چیز انجام شده، رها کنید.

 

ارباب رجویان!

سال ها قبل، من رئیسی داشتم که هر درخواستی که از طرف جایگاه بالاتر از خودش مطرح می شد را یک اورژانسی مرگ و زندگی درنظر می گرفت. چندبار در ساعت ۱۶:۳۰ عصر (ساعات پایانی اداری) به سمت میز من آمد و گفت: رئیس بخش منابع انسانی تا امشب به این کار نیاز دارد. و با تلاش و خستگی بیش از حد، کار را  به انجام می رساندم و برای وی ارسال می شد. اما متأسفانه این ایمیل، به مدت چند روز حتی باز نشده باقی ماند! بارها به رئیس خودم پیشنهاد دادم که کار را بازگردانند تا اصلاحیه صورت بگیرد. اما قابل قبول نبود! با اینکه کمی سرکشانه به نظر می رسید اما تصمیم گرفتم خودم این مسئله را حل کنم. پس از آن، هر بار که رئیس با یک کار اورژانسی به سمت میز من می آمد من مستقیماً با شخص موردنظر (یا منشی وی) تماس می گرفتم و می پرسیدم که دقیقاً چه زمانی لازم دارند. پاسخ این سوال، هرگز “همین الان” نیست! قصد من از این صحبت ها این نیست که خیلی دیر یا در زمان دلخواهِ خود کار را ارائه دهید. بلکه می خواهم درک کنید که همه چیز ارزش دارند! در دانش اقتصاد، ما هر زمانی را می توانیم به فکر کردن (درباره شغل واقعی مان) اختصاص دهیم. برای بسیاری از ما، نوشتن ایده های مان پس از صرف شام، و یا ارسال یک یا دو مورد ایمیل کار ساده و راحتی ست. اما نکته ای که وجود دارد این است که نباید از تمامی کارکنان، همکاران و مشتریان انتظار پاسخگوییِ بالافاصله داشت.

 

نویسنده: Suzanne Lucas

RealEvilHRLady

[تعداد: ۶    میانگین: ۵/۵]

درباره نویسنده

سحر اعتباری

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *