بازخوردهای مثبت و منفی عملکردهای کارکنان را چطور ارائه دهیم؟

 

بازخوردهای مثبت و منفی عملکردهای کارکنان

بازخوردهای مثبت و منفی عملکردهای کارکنان تان را چطور ارائه می دهید؟

برای افزایش انگیزه کارکنان، بازخورد صادقانه داشته باشید. بازخورد باید در خور فرد و  بسیار فکورانه باشد و از لحاظ زمانی به اتفاق نزدیک باشد. هر چیز دیگری، تاثیرات انگیزشی را محدود خواهد کرد.

یک بار Betsy Allen ، مشاور و دوست ما، می گفت، “رهبری علت است؛ و هر چیز دیگری معلول. اگرچه ممکن است ما این حرف را قبول نکنیم اما بیش تر حق با اوست!”

بسیاری از مسائل سازمانی که در ابتدا به نظر می رسد توسط کارکنان ایجاد شده در واقع از یک واکنش گرفته تا تصمیم گیری های مدیریتی، شیوه ها و سیاست های بنیادی سرچشمه گرفته اند.

مدیریت تعیین می کند، و کارکنان پاسخ می دهند. گاهی آنها به شیوه ای که مدیریت می خواهد، پاسخ می دهند و گاهی نه! بنابراین، انگیزه برای یک پاسخ مطلوب در اثربخشی سازمان، بسیار مهم است.

افزایش کارایی از طریق ایجاد انگیزه در مبحث بهبود عملکرد کارکنان جای می گیرد.

کارمندان به پاداش و هم به عواقب کار نیاز دارند، تا عملکرد خوبی داشته باشند. محیطی که به شدت سرشار از انرژی مثبت یا منفی است،  باعث اختلال در عملکردشان خواهد شد. پاداش های انگیزشی اَشکال مختلفی دارند که شامل پاداش های ملموس (مثلا جایزه، مرخصی و پول) و پاداش های غیر ملموس (مثل احساسات، فرصت های توسعه، پیشرفت و مسئولیت های اضافی) می باشد. هر دو شکل پاداش می تواند بسیار موثر باشد. با این حال، کم هزینه ترین و اغلب ارزشمندترین شکل انگیزه، بازخورد عملکرد است.

ما فهمیده ایم که اکثر کارکنان می خواهند شناخته شوند، تا به اعضای یک تیم موفق بپیوندند. و برای رسیدن به چنین شناختی، آنها نیاز به بازخورد دارند. اما طبق تجربه، بسیاری از مدیران ارائه ی بازخورد مکرر و معنادار را دشوار می دانند.

برای کارآمدی بیش تر، بازخورد باید در خور فرد و  بسیار فکورانه باشد و نزدیک به رویداد ارائه شود. در غیر این صورت اثر انگیزشی را محدود خواهد کرد.

 

بازخورد مثبت

برای ارائه ی بازخورد مثبت، ساده ترین راه برای شروع این است که کارهای درستی را که کارکنان انجام می دهند ببینید و در مورد آن اظهار نظر کنید. ما به مدیرانی که با آنها کار می کنیم، آموزش می دهیم تا تحسین کردن کارکنان را درباره ی حداقل یک مورد خاص در هر هفته، به عادت تبدیل کنند. تشکر از کارکنان برای کاری که به خوبی انجام شده است، اغلب باعث تکرار این رفتار در آنها می شود.

بخش بعدی توصیه های ما این است: هنگام تحسین کارکنان، مطمئن شوید که شما:

(۱) به چیز خاصی که دوست دارید اشاره می کنید.

(۲) شما رفتار آنها را به اهداف سازمان پیوند می دهید. مثلا:

مِری، من می خواستم از شما بخاطر کمکی که امروز صبح به آقای اسمیت در سفارش ایشان داشتید، تشکر کنم. شما مودب بودید و به سوالات وی به سرعت و به طور کامل پاسخ دادید. هنگامی که ما به خوبی به مشتریان خود خدمت کنیم، آنها باز می گردند و دوستان خود را نیز همراه شان می آورند. مشتریان راضی مشاوی ست با فروش بیش تر برای شرکت. مجدداً سپاسگزارم. به کار خوب تان ادامه دهید.

اگرچه تحسین خاص شما ممکن است کلمات بیش تری نیاز داشته باشد، اما برای یک کارمند ارزشی بیش تر از یک جمله ی معمول «خسته نباشید» یا «بابت همه چیز ممنونم»، دارد. تحسین عمومی که خاص نباشد و به سازمان مرتبط  نشود، کارمندان را در شگفتی نگاه می دارد و آنها متوجه نمی شوند که چه کاری را درست انجام داده اند، در نتیجه قادر به تکرار آن رفتار درست نخواهند بود!

 

بازخورد منفی

بازخورد منفی برای بسیاری از مدیران سخت تر است. اما، در اینجا چند راهنمایی ارائه می دهیم که امیدوارم مفید واقع شوند: اول، بازخورد منفی را در بین نظرات مثبت قرار ندهید!

مری، شما یک کارمند با ارزش هستید و ما واقعا قدردان کارهایی هستیم که شما برای تیم انجام می دهید. اما، باید در جلسات به موقع حاضر شوید. می دانید ما واقعا قدردان کمک شما و مقدار ورودی شما هستیم. شما بخش مهمی از تیم هستید.

 

اگرچه برخی از مردم معتقدند که این روش “Oreo” آرام ضربه و تلنگر وارد می کند، اما به اعتقاد ما این کار باعث ارسال پیام های ترکیبی شده و خیلی کم به سمت چیزی راهنمایی می کند.

در عوض، اولین باری که شما مسئله ای را با عملکرد یک کارمند دارید، به او اطلاع دهید. لازم نیست که نظرات شما تند و خشن باشند. بلکه، باید قاطعانه و واقعی باشند. بازخورد را با ارائه ی یک نظر بی طرفانه شروع کنید تا حالت تدافعی را کاهش دهید. سپس، در حالی که از یک تُن صدای خوب اما قاطع استفاده می کنید، توضیح دهید که چگونه رفتار کارمند بر شما، تیم شما و یا شرکت اثر می گذارد و چرا این رفتار یک مسئله است. سپس، رفتار / عملکرد مورد انتظار را از وی بخواهید. نظرات خود را با یک سوال و درخواست از کارمند برای انجام خواسته تان به پایان برسانید:

مری، من درک می کنم که چقدر پرمشغله هستید. با این حال، هنگامی که کارمندان در جلسات تاخیر دارند، باعث مشکلات خاصی می شود. ما باید جلسه را متوقف کنیم تا فردِ متأخر متوجه موضوع بحث شود. این موضوع زمان با ارزشی را از ما می گیرد و باعث قطع شدن جریان جلسه می شود . مری، حاضر شدن به موقع شما در جلسات تیم آینده قابل تشکر است. می توانید این کار را برای من انجام دهید؟

سوال کردن، کارمند را یا ملزم به جواب مثبت می کند و یا یک دلیل برای عدم موافقت به شما ارائه می دهد. اگر پاسخ منفی دریافت کردید، شما می توانید موضوع را بیش تر توضیح دهید و امیدوار باشید که کارمند وضعیت را درک کرده باشد. بدیهی است، اگر کارمند همچنان عملکرد ضعیفی داشت، تکنیک هایی برای افزایش بازخورد شما وجود دارد.

ارائه ی بازخورد منفی به کارکنان برای بسیاری از مدیران ناراحت کننده و دشوار است. اما، نادیده گرفتن مسائل مربوط به عملکرد، هم برای کارمند و هم برای سازمان نادرست است. به یاد داشته باشید، کارکنان می خواهند شناخته شوند، تا به اعضای یک تیم موفق بپیوندند.

 

نویسندگان: Doug و Polly White

صاحبان شرکت Whitestone Partners

 

 

[تعداد: ۱۱    میانگین: ۳.۷/۵]

درباره نویسنده

Avatar

مترجمی زبان خوندم. علایق زیادی دارم که مترجمی یکی از آنهاست. برای شروع اینکار مباحث بازاریابی (بهترین راه اثبات توانایی ها) رو انتخاب کردم. امیدوارم بتونیم با توسعه دانش در کسب و کار و زندگی شخصی مون بهتر عمل کنیم.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar