برنامه ریزی برای یک کنفرانس موفق

برنامه ریزی برای یک کنفراس موفق

 

برنامه ریزی برای یک کنفرانس موفق

برنامه ریزی برای کنفرانس شرکت، می تواند حرفه ی شما را گسترش داده و میدان دید بیش تری را ایجاد نماید. با توجه به هدف شرکت، می تواند روحیه و حتی فروش شرکت را نیز تقویت کند.

کنفرانس ها پیچیده و سخت هستند و برنامه ریزی برای آن نیاز به فوت و فن های خاص خودش دارد. یک دستور کار (صورت جلسه) ی رضایت بخش و سخنران هایی عالی از عوامل ضروری برای این کنفرانس ها می باشند. وجود صندلی های راحت، خوراکی و هزاران عامل دیگر هم برای برپایی یک کنفرانس موفق لازم هستند. یعنی باید پشت صحنه ی کنفرانس را هم تدارک ببینید و دمای محیط، گرمایشی و … را بسنجید.

کنفرانسی که به خوبی برنامه ریزی نشود می تواند بر حرفه ی شما تاثیر بدی گذاشته و مانند یک بادبادک روی هوا معلق به نظر برسد. اگر سخنران نتواند به خوبی حاضرین را تحت تاثیر قرار بدهد یا شما نتوانید با فراهم کردن خوراکی ها نظر مثبت آنان را جلب کنید بهتر است بدانید که با این عملکرد به مدت چندماه ورد زبان ها خواهید بود. هیچ موردی را به شانس واگذار نکنید! برای همه ی مراحل یک کنفرانس برنامه ریزی کنید. در این پست ما هم نکاتی را ذکر می کنیم که برای برنامه ریزی موفق کنفرانس ضروری ست. با پدیده فکر مهتر همراه باشید.

اقدامات اولیه

۱- هدف اصلی را مشخص کنید

کنفرانس های موفق، اهداف واضح و روشن دارند. آیا می خواهید به نیروی انسانی بخش فروش خود انگیزه دهید؟ قصد دارید کارکنان را برای انجام فعالیت های تیمی تشویق کنید؟ شاید هم قصد دارید یک محصول جدید را معرفی نمایید. البته شاید هم قصد دارید جمعیت مناطق مختلف را گردهم آورید! در هر حال، هدف باید واضح باشد. هدف شماست که بیش تر عوامل دیگر مثل سخنران ها، سایز و صورت جلسه ی کنفرانس را مشخص می کند.

۲- لیست علاقه مندی ها را یادداشت کنید

وقتی تعریف دقیقی از هدف را ایجاد کردید، به طوفان ذهنی بپردازید. آیا می خواهید تعامل پویایی ایجاد شود؟ می خواهید از سخنرانان برجسته استفاده کنید؟ خواستار برگزاری جلسات عمومی (جایی که کل اعضای گروه شرکت می کنند تا به سخنان گوینده گوش دهند) هستید؟ یا به چند بخش سریالی با موضوعات مختلف نیازمندید؟ درباره ی محل برگزاری کنفرانس چه فکری دارید؟ آیا باید موقعیت آن، نزدیک شرکت تان باشد؟

۳- بودجه را تعیین کنید

پس از اینکه هدف و لیست علاقه مندی ها را ترتیب دادید، درباره ی بودجه بیندیشید. مطمئن شوید که همه ی بخش های موردنیاز را شامل شده اید. برای هر موردی که در لیست قرار گرفته یک مسیر مشخص تعیین کنید.

آیا به سخنران پولی نیاز دارید؟ غذا و یا خوراکی باید برای جلسه درنظر گرفته شود؟ محل برگزاری کنفرانس چطور؟ به چه نوع اتاق های کنفرانس نیاز دارید؟ اتاق های جلسات عمومی ممکن است تا چندصد نفر گنجایش داشته باشند؛ در حالی که ظرفیت اتاق های جلسات (با بخش بندی موضوعی) تا ۲۰ و کمی بیشتر می باشد. آیا  قرار است از افرادی برای تهیه مواد و ابزار چاپی و وبی و یا برای اطلاعات مرتبط با کنفرانس، درخواست همکاری کنید؟

لیست همه ی موارد موردنیاز را تهیه کرده و قیمت و هزینه ای که هریک از آنها دربر می گیرند را ذکر کنید. سپس به دنبال مکانی باشید که بتوانید همه ی آنها را درون آن جای دهید.

۴- لیست علاقه مندی ها و بودجه را محدود کنید

پس از اینکه بودجه و لوازم موردنیاز را در قالب لیستی تهیه کردید یکی از دو احتمالی که ممکن است رخ دهد این است که بودجه و لیست شما باهم هماهنگ بوده و سازگار می شود. که در این حالت می توانید با نگاه جدی به ادامه ی مراحل بنگرید. حالت دوم زمانی ست که متوجه شوید با کمبود بودجه برای کنفرانس روبرو شده اید. در این حالت هم باید برگردید و در برخی موارد لیست تجدیدنظر نمایید.

۵- درباره قرار ملاقات های در دسترس تحقیق کنید

دوره ی برنامه ریزی برای یک کنفرانس /سمینار به حداقل یک سال زمان و یا بیش تر نیاز دارد. می پرسید چرا؟

زیرا جلسات به تدارکات زیادی که عوامل روی صحنه و حتی پشت صحنه را دخیل می کند احتیاج دارند. هماهنگ کردن محل برگزاری، هماهنگی سخنرانان، افراد شرکت کننده و … برای یک روز مشخص کار سختی ست. بدین منظور، مجموعه پدیده فکر مهتر هم برای آسایش بیش تر و بهبود حرفه ی شما عزیزان و صاحبان کسب و کار در جهت برگزاری سمینارهای موفق تلاش می کند. می توانید از طریق کلیک بر اینجا با کارشناسان ما در این خصوص ارتباط برقرار کنید.

اگر دریافتید که در زمان کم تر از یک سال قادر به برگزاری سمینار هستید، مطمئن باشید که در برخی از عوامل مذکور محدودیتی حاصل شده است.

۶- محل برگزاری را رزرو کنید

گروهی را تنظیم کنید تا محلی را که قرار است سمینار برگزار شود تعیین کنند. اگر سالنی که برای سمینار درنظر گرفتید قادر است خوراکی ها و پذیرایی های در طول سمینار را فراهم کند می تواند برای انجام آن نیز نفراتی را مسئول انتخاب کنید.

۷- با سخنرانان و بازرگانان همکاری کنید

با هر سخنران، بازرگان و فروشنده ای که به نحوی در سمینار نقش دارد مقدمات را فراهم کنید. تاریخ و محل برگزاری و هر اطلاعات دیگری که لازم است را با او در میان بگذارید تا از هر گونه ناهماهنگی جلوگیری به عمل آورید.

۸- صورت جلسه را تنظیم کنید

شاید درک درستی از اینکه “صورت جلسه و دستور کار چیست؟” داشته باشید و شاید هم نیاز دارید که در جایی نشسته و تمرکز خود را کاملاً روی آن حفظ کرده تا بتوانید دستور کار درستی را ارائه دهید. در هر صورت باید بدانید که دستور کار یک سمینار و کنفرانس بسیار مهم است.

۹- کنفرانس را به اطلاع عموم برسانید

همه ی جلسات، – داخلی و خارجی سازمان – باید به اطلاع عموم برسند. اگر حضور در چنین جلساتی الزامی ست قید کنید که یک جلسه ی انگیزشی برای نیروی فروش سازمان است. عمومی کردن جلسات، به شرکت کننده ها هیجان بیش تری داده و به آنها اجازه می دهد تا بدانند که جلسه در خصوص چه موضوعی می باشد.

عمومی کردن جلسات، دلایلی را فراهم می کند تا جلسات برای شرکت کننده ها مزایایی داشته باشند. در کانال های اطلاعاتی نیز سایر این موارد را ارائه دهید تا درباره ی تاریخ و محل برگزاری، دستور کار و … مطلع باشند.

۱۰- کنفرانس را ارزیابی کنید

یک سمینار موفق نیاز دارد که پس از برگزاری، کاملاً دقیق به بررسی بپردازد. آنالیز و تحلیل فیدبک های قابل ارزیابی بسیار مهم هستند. حتی می توانید از فرم های نظرسنجی نیز استفاده کنید. دوباره ی مرحله ی “هدف” برگردید. ببینید که اگر هدف از این سمینار معرفی یک محصول جدید بوده باشد، آیا شرکت کننده ها واقعاً به اطلاعات باارزشی درباره ی آن دست یافته اند یا خیر؟ آیا در طول جلسات، احساس راحتی داشتند؟

همه ی این سوالات را برای اینکه بدانید آیا سمینار با موفقیت به اتمام رسیده یا خیر، از خود بپرسید. در تمامی مراحل کسب و کار خود از جمله برگزاری سمینارهای موفق تیم پدیده فکر مهتر را در کنار خود بدانید.

 

 

[تعداد: ۶    میانگین: ۳.۷/۵]

درباره نویسنده

سحر اعتباری

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

نظر بدهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *