حریم خصوصی کارکنان در سازمان چگونه رعایت می شود؟

حریم خصوصی کارکنان شاید برای شما اصطلاع جدیدی باشد اما حتی به اندازه ی روحیه و انگیزه ی کارکنان اهمیت دارد. حریم خصوصی کارکنان یعنی داده ها و اطلاعاتی که توسط خود کارکنان جمع آوری شده و در اختیار شرکت قرار می گیرد. در این پست ببینیم که این اطلاعات توسط سازمان چگونه بکار می روند. با ما همراه باشید.

 

حریم خصوصی کارکنان در سازمان چگونه رعایت می شود؟

 

حریم خصوصی کارکنان

Potter Stewart قاضی دادگاه عالی آمریکا گفته که “اصول اخلاق، آگاهی از تفاوت بین “آیا شما حق انجام کار را دارید” و “چه کاری برای انجام صحیح است” می باشد. او احتمالاً نمی دانست که تکنولوژی های جدید داده ها چگونه به زودی قرار است موانع را از میان بردارد.

با روی کار آمدن تکنولوژی اطلاعات جدید؛ شرکت ها می توانند گردآوری کرده و حجم های بی سابقه ای از داده های بدون ساختار را بررسی کنند. منظور داده هایی ست که توسط انسان ایجاد شده است. مثل متون موجود در اسناد شرکت، ایمیل ها، پاسخ های فوری و شبکه های اجتماعی. گردآوری این داده ها اصولاً از تعهد و التزام گرفته تا ایجاد مدرک برای دعوی قضایی استفاده می شد.

اما امروز، این داده ها چشم اندازهای جدیدی از ظرفیت های مدیریتی را گشوده است. مثل بصری کردن تعاملات کارکنان، نقشه برداری از تخصص دامنه، پاسخ به رویدادهای گذشته، پیگیریِ تمایلات کارکنان و فراهم کردن بینش هایی برای همه ی فعالیت های انسانی در سازمان.

این قابلیت ها، هیجان، احساس نگرانی و مشاجره ی بیش تری را ایجاد می کنند. با اینکه این مزایا، کاملاً بدیهی و بسیار موثرند اما سوالات اخلاقی هست که باید درنظر گرفت. وقتی شرکت همه ی اطلاعاتی را که کارکنان تولید کردند جمع آوری کند، همیشه ریسکِ اینکه حریم خصوصیِ کارکنان قربانیِ “سودآوری” شود وجود دارد!

راه هایی که شرکت ها از داده های کارکنان استفاده می کنند، در این پست معرفی می شود.

 

  • کی، کیو می شناسه؟ کی چی میدونه؟

شرکت ها از داده های کارکنان استفاده می کنند تا شبکه ای از ارتباطات بین کارکنان، مشتریان، فروشندگان و سایر مردم مشخص نمایند. برای توسعه ی تجارت و فروش، این یک ابزار ارزشمند محسوب می شود. برای مثال مدیر فروش یک شرکت خدماتی بزرگ، می خواهد بداند که کدامیک از کارکنان قدرتمندترین ارتباط را با مدیران اجرایی سابق دارند تا با آنها دیدار کند و کدامیک هم درکِ بهتر از موضوع جلسه دارد. به هر حال، مناقشه های اخلاقی می توانند باعث رشد شود.

  • کدامیک از کارکنان تمایل به ترک کردن دارند؟

البته درخواست برای شناساییِ کارکنانی که درون سازمان ریسک پذیرند خیلی هم نامتداول نیست. اما طول و عمق بررسی این چنینی، کارکنان را با احساس ناخوشایندی از مورد مراقبت قرار گرفتن رها می کند. البته به همان میزان برای مدیران نیز ریسک هست. ممکن است بجای کشفِ مسئله ی اصلی به استنتاج نتایج آسان تکیه کنند. مثلاً شاید درباره ی یکی از کارکنان که کمی خدشه در کارهایش ایجاد شده فکر کنند که دیگر درگیرِ کار نیست؛ در حالیکه شاید ریشه ی اصلی رفتار وی، از مسائل خانوادگی نشأت بگیرد.

 

  • پاسخ فوری برای حوادث شدید

در طول حوادث شدید، داده های کامل و به موقع می تواند بهترین دفاع در مقابل حوادث ناگهانی باشد. مثل تحقیقات داخلی در خصوص اتهام رفتار نامناسب بین مجری و فرمانبردار. تکنولوژی امروز می تواند همه ی اطلاعات مرتبط با موضوع را گردآوری کرده و تحلیل کامل ارائه دهد تا مدیریت بازخورد موثرتری را به موقع از خود بروز دهد. البته اینکار به مقدار زیادی اطلاعات نیاز دارد که با ابزارهای تحلیلی و جستجوهای قدرتمند می تواند به حریم خصوصی همه ی کارکنان تجاوز نماید.

 

این موارد استفاده یک مصالحه ی پیچیده بین “کارهایی که شرکت می تواند با داده های کارکنان انجام دهد” را با “کارهایی که شرکت باید انجام دهد” ارائه می دهد. مدیران انفرادی برای اطمینان از اینکه اطلاعات جمع آوری شده در سازمان با رعایت اصول اخلاقی استفاده شوند چه کاری می توانند انجام دهند؟

منطقه ی راحتیِ حریم خصوصی شرکت را بشناسید

بدانید که شرکت و کارکنان در چه جایگاهی از احترام به حریم خصوصی قرار گرفته اند. هر سازمان و هر کشوری تعریف خاص خودش را از فرهنگ حریم خصوصی دارد. در مورد حریم خصوصی کارکنان هم همینطور!

مثلا اتحادیه اروپا مقررات حفاظت از داده های عمومی را دارد که از حریم خصوصی داده های افراد مراقبت کرده و حکومت می کند. در حالیکه آمریکا، درباره ی حفاظت از حریم خصوصی سست تر عمل می کند. تعریف دقیقی از منطقه ی راحتیِ حریم خصوصی و جستجو برای یافتن انتظاراتی که از حریم خصوصی موجود در بخش شما و شرکت هست؛ می تواند به تصمیم گیری در مسائل حریم خصوصی یاری دهد.

از کمیته ی حاکم بر اطلاعات سازمان (IG) درخواست راهنمایی کنید.

بسیاری از سازمان ها خطرات داده های مجزا و عایق دار را شناسایی کرده و برای ایجاد کمیته ای جهت هماهنگ کردن استراتژی اطلاعات حکومتی اقدام کرده اند. این کمیته قادر است با راهکارهای در دسترس راهنمایی هایی را برای حفظ حریم خصوصی کارکنان پیشنهاد دهد تا در عین حال، سازمان در جهت اهداف هم پیش برود.

 

راهنمایی را با تیم خود به اشتراک گذاشته و برای انجام بهترین ها تشویق کنید

کارکنان را تشویق کنید تا استفاده از ابزارها و منابع شرکت را برای اهداف رسمی کسب وکار به حداقل برسانند. از نگاه داشتن اطلاعات شخصی خود در ایمیل شرکت و ابزارهای سازمان خودداری کنند. تا حدممکن از در معرض دید قرار گرفتن های غیرضروری کم کنند.

 

 

[تعداد: ۳    میانگین: ۴.۳/۵]

درباره نویسنده

Avatar

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar