قبل از حضور در جلسه چه کارهایی باید انجام دهیم ؟

قبل از حضور در جلسه

 

قبل از حضور در جلسه

چه تعداد جلساتی را بدون هیچ گونه آمادگی در آنها حضور یافتید؟
بخش عظیمی از چیزی هایی که باعث می شود تا یک جلسه “موفق” باشد مرحله ی آماده سازی آن است. از اصلی ترین موارد آماده شدن برای جلسه، داشتن یک هدف تعریف شده و واضح برای جلسه ست.
این هدف گذاری واضح، تصمیمات کلیدی که باید اتخاذ شده و یا فعالیت هایی که باید انجام شود را توضیح می دهد. هدف جلسه، باید در ابتدا و بالای “دستور جلسه” نگاشته شود.
مثالی از برخی اهداف جلسات:
– شناسایی اولویت بندی اهداف برای سال آینده
– تصمیم گیری برای نحوه ی دریافت بازخورد از اساتید ، کارکنان و شاگردان
– شناسایی فرصت هایی برای استخدام و همکاری ها

هر چیزی که در دستور جلسه وجود دارد از قبیل موضوعات، زمان بندی، ارائه دهندگان، فعالیت هایی هستند که توسط همه ی افراد برای دستیابی به اهداف مجموعه سازماندهی شده اند. جلسات هفتگی و یا ماهانه کارکنان علاوه بر دستور جلسه به اهداف جلسه نیاز ندارند.

دستور جلسه، جلسه را هدایت و حمایت می کند. دستور جلسه ها مانند نقشه ی راه، نقشه ی پرواز و دستور پخت غذا هستند. آنها کمک می کنند تا برای دستیابی به اهداف مدنظر بر روی کارهای گروهی تمرکز کنیم.
برنامه ریزی برای تشکیل یک جلسه، چیزی فراتر از تهیه ی یک لیست از اسامی شرکت کنندگان آن است. از دیگر فعالیت های برنامه ریزی جلسات، شناسایی افراد کلیدی است که حضورشان در جلسه ضروری ست. در ادامه برخی کارهایی که باید حدود ۲۰ دقیقه قبل از شروع جلسه انجام داده اید قید شده است. همراه باشید.

 

– موقعیت را چک کنید

اتاق جلسه در سراسر محل کار شما می تواند تعیین شده باشد، بنابراین بهتر است بدانید که در کجا قرار دارد و باید تنظیم کنید که ۲ الی ۳ دقیقه قبل از شروع در آنجا حاضر شوید.

– صورت جلسه را چک کنید

با مطالعه ی صورت جلسه خودتان را برای جلسه آماده کنید. بهتر است آمادگی ذهنی از آنچه که در جلسه مطرح می شود داشته باشید.

– شرکت کننده ها را چک کنید

Outlook مایکروسافت به شما داده هایی را ارائه می دهد تا ببینید که چه کسانی پذیرای شرکت در جلسه بوده اند، چه کسانی قبول نکرده و چه کسانی رد داده اند.

– ورودی ها را چک کنید

در حال معمول، باید اسناد را پیوست نمایید. با لپ تاپ در جلسه حاضر شوید تا در صورت لزوم آنها را ارائه دهید و اگر لازم است از آنها چاپ بگیرید.

– فعالیت های سابق را چک کنید

به خودتان یادآوری کنید که انجام چه فعالیت هایی را در آخرین جلسه ی گذشته به آنها واگذار کرده اید.

– تقویم خود را چک کنید

تقویم کاری خود را چک کنید تا بدانید که بعد از جلسه چه کاری باید انجام داده و در کجا باید حاضر شوید. در صورت لزوم، اسناد و همه ی داده های این جلسه را با خود همراه داشته باشید.

– ایمیل خود را چک کنید

قبل از جلسات به چک کردن ایمیل خود بپردازید نه در طول آن!

– مطمئن شوید که جلسه هنوز در همان زمان و مکان پابرجاست

امکان کنسل شدن جلسات حتی در دقایق پایانی نیز وجود دارد. همواره از پابرجا بودن آن اطمینان حاصل کنید.

[تعداد: ۱    میانگین: ۴/۵]

درباره نویسنده

Avatar

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar