مدیریت جلسات ناکارآمد توسط مدیران مشهور

 

مدیریت جلسات ناکارآمد

همه می دانند که جلسات، عموماً بخش زیادی از هدر رفتن زمان را منجر می شوند. در واقع، طبق بررسی اخیر Harvard Business هر جلسه ی اجرایی هفتگی سالانه ۳۰۰٫۰۰۰ ساعت را به خودش اختصاص می دهد. واقعاً گمان نمی کنید وقت آن رسیده که این روند را متوقف کنیم و به مدیریت جلسات ناکارآمد بپردازیم؟
احتمالاً خود شما هم حضور در چنین جلساتی را تجربه کرده اید. سکوتی خسته کننده، مکالمات یک طرفه (تنها از جانب سخنگو) اسلایدها، نمودارها و … جای یک جلسه ی طوفان ذهنی مفید و سازنده را اشغال کرده است.

استراتژی هایی که در ادامه برای شما عزیزان معرفی شده از جانب مدیران موفق و مشهور جهان اتخاذ شده است. آنها برای اینکه از شر جلسات ناکارآمد خلاص شده و خلاقیت، افزایش بهره وری را در جلسات شان خلق کنند این تصمیمات را گرفته اند. امیدواریم برای شما نیز مفید واقع شوند. با ما همراه باشید.

 

۱- Jeff Weiner

لینکداین : با برنده ها شروع کنید

 

مدیریت جلسات ناکارآمد

به محض ورود به جلسات، با صحبت مستقیم از کسب و کار شروع نکنید.

Weiner از همه ی افراد حاضر در جلسه درخواست می کند که یک موفقیت شخصی و یک موفقیت حرفه ای را که از هفته ی گذشته تاکنون بدست آورده اند را با دیگران به اشتراک بگذارند. او معتقد است که این کار در لحظه ی آغاز، انرژی مثبت را در آنان ایجاد می کند. همینطور با کمک یکدیگر به راحتی می توانند به حل مسائل و شکایات ایجاد شده بپردازند.
اگر مایل هستید که تا حد امکان مدت زمان جلسات خود را کوتاه کنید  با بیان و انتشار اخبار خوب یا تحسین موفقیت اخیر شرکت جلسه را شروع کنید.

 

۲- Ed Catmull

پیکسار : رک بودن و رسایی بیان برای جلسات مشترک ضروری ست

مدیریت جلسات ناکارآمد

برای یک طوفان ذهنی خلاق و یا حل مسائل در محل کار، نیاز است که کاملاً آن را روشن و واضح سازید.
جلسات باید در یک فضای امن برگزار شوند. بطوریکه اعضا نباید احساس خجالت و شرمندگی یا موردقضاوت واقع شدن را تجربه کنند! بلکه باید به راحتی و آرامش خاطر به ارائه ی پیشنهادات خودشان برآیند.
چیزی که  Catmull به آن بسیار اهمیت می دهد یادآوری این نکته است که : اولین ایده ها، همیشه افتضاح هستند!!! این اتفاق، طبیعت آنهاست و نیازی به دلخور شدن، ناامید شدن و … ندارد.

شغل شما این نیست که در اولین تلاش خود بتوانید طلا بسازید، اما می توان گفت: شغل شما این است که اولین ایده های بالقوه ی خود را چنان سیقل دهید تا بدرخشد!
به همین دلیل ایجاد یک فضای باز باعث می شود که مردم به راحتی بتوانند ایده های اولیه ی خود را (که همانطور که گفته شد بسیار نامناسب هستند) در میان بگذارند. در مرحله ی بعد، باید در یک فضای تیمی سازنده آنها را بهبود بخشید.

 

۳- Larry Page

گوگل : اجازه ندهید که جلسات، کارتان را در تنگنا قرار دهد!

مدیریت جلسات ناکارآمد

 

از اولین اقداماتی که لری پیج، پس از منسوب شدن به جایگاهش در گوگل انجام داد؛ ارسال نامه برای سساخت مجدد شرایط جلسات بود.
قوانین او برای کارآمد شدن جلسات:
بیش از ۱۰ نفر در جلسه حضور نیابد.
هر جلسه، یک تصمیم گیرنده در اتاق نیاز دارد.
هیچ تصمیمی به انتظار برگزار شدن جلسه، نباید اتخاذ نشده باقی بماند!

برای تصمیم گرفتن در هر چیزی، حتماً نیاز به کل سازمان ندارید! قرار نیست که هربار برای تعیین زمان جلسه منتظر بمانید تا بلکه ساعت مناسب برای همه ی اعضای سازمان ایجاد شود.
با داشتن یک تصمیم گیرنده در جلسه، انتخاب ها در مسیر درست پیش می روند و حرکت و بهبودی فوراً شروع خواهند شد.

۴- Gary Vaynerchuk

کارآفرین سریالی : کاهش زمان جلسات به نصف!

مدیریت جلسات ناکارآمد

طبق چیزی که Gary اشاره می کند: هر چیزی که در جلسات رخ می دهد واقعاً موضوعات اصلی نیستند! اگر مدت زمان جلسه را برای یک ساعت تنظیم کنید ناچاراً باید به طریقی این مدت را سپری کنید. اگر یک جلسه ی ۱۵ دقیقه ای درنظر دارید باید راهی را پیدا کنید که بتوان در این مدت، موارد مهم را به اتمام رساند.

خودتان را مجبور کنید که با حفظ مدت زمان کوتاه جلسات، کارآمد و متمرکز بودن آن را نیز پیش ببرید.

 

 

۵- Steve Jobs

اپل : کوچک نگه دارید

مدیریت جلسات ناکارآمد

جلسات باید فقط و فقط کسانی را که قطعاً حضورشان الزامی ست دربر بگیرد. (نه هیچ کس دیگر‍!) این مسئله چنان اهمیت دارد که بی توجه به جایگاه و سمتِ افراد باید انجام شود.

جابز معتقد بود که تعداد افراد و صداهای ایجاد شده تاثیراتی برخلاف انتظارمان دارند.

حتی او، خودش را هم از جلسه ی رهبران تکنولوژی که توسط رئیس جمهور “باراک اوباما” برگزار شد حذف کرد. زیرا می دانست که لیست مدعوین به اندازه ی کافی طولانی بوده و خودش نیازی به حضور ندارد!

پس، لیست دعوت جلسات تان را هم تا حد ممکن کم و قابل شمارش آسان قرار دهید.

 

[تعداد: ۱    میانگین: ۵/۵]

درباره نویسنده

Avatar

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar