مدیریت پروژه های پیچیده چگونه صورت می گیرد ؟

مدیریت پروژه

مدیریت پروژه

 

جهان امروز انبوهی از ارتباطات و مولفه های وابسته به یکدیگر است. این ترکیب بر روی پروژه ها تاثیر می گذارد. بنابراین مدیریت باید با به وجود آوردن رویکردهای جدید برای مدیریت و رهبری کردن تیم، به این چالش ها پاسخ دهد.

در این راهنما ما خواهیم دید که :  ۱) پروژه های پیچیده درباره چه خواهند بود ۲) چرا در جهان امروزی به شکل فزاینده ای در حال جا افتادن و عادی شدن هستند.

همچنین بررسی خواهیم کرد : ۳) اهمیت رویکردهای متفاوت در مدیریت تیم و تاثیر آن در مدیریت پروژه. ۴) ویژگی های یک تیم خوب و تفاوت میان رویکرد سنتی و انطباقی مدیریت به تفصیل در قالب دو پست صحبت خواهیم کرد.

پروژه های پیچیده چه هستند؟

در ابتدا فهمیدن معنای پروژه های پیچیده مهم است. این کار با بررسی جداگانه اصطلاحات مربوطه می تواند صورت گیرد. کلمه پروژه در دایره لغت کسب و کار ، به “مجموعه ای از کارهای مرتبط باهم و برنامه ریزی شده که در یک زمان تعیین شده ، با هزینه مشخص و همراه با دیگر محدودیت ها اجرا شود” معنی شده است. اهداف پروژه ها ، ماموریت های مشخصی هستند و می توانند ماحصل های متفاوتی را داشته باشند.

اما چه چیزی یک پروژه را پیچیده می کند؟ در ابتدا لازم است تفاوت میان واژه های “پیچیده” ، “دشوار” و “غامض” را متوجه شویم.

یک پروژه پیچیده لزوماً یک پروژه دشوار نیست. پروژه ها می توانند بنا بر دلایلی همچون هزینه یا اجرا ، دشوار باشند ولی این بدان معنا نیست که پروژه ی پیچیده ای باشند.

پیچیده بودن در این متن ، بر “مبهم” بودن و “نامطمئن” بودن دلالت دارد. رابطه افراد و سازمان ها ، به دلایل سیاسی ، اقتصادی ، تکنولوژی و فرهنگی محلی از اعراب نیستند. کنش ذی النفعان نیز می تواند مبهم باشد و باعث پیچیدگی بیشتر شود.

همانطور که گفته شد ، عوامل بسیاری باعث پیچیده بودن یک پروژه می شود مانند :

تکنولوژی : فناوری پروژه می تواند باعث پیچیده بودن پروژه شود که این امر به نوبه ی خود می تواند مربوط به فناوری استفاده شده ، نرم افزار استفاده شده و مشکلات چند رابط کاربری بودن باشد.

هزینه : هزینه نیز می تواند باعث پیچیده بودن پروژه شود. پروژه ها می توانند با مشکلاتی نظیر ، عدم جذب سرمایه کافی برای رسیدن به اهداف یا مشکلات هدایت سرمایه به بخش مناسب پروژه مواجه شوند.

زمان بندی : پیچیده بودن همچنین می تواند از زمان بندی پروژه ناشی شود. خصوصاً پروژه هایی که درگیر پیچیدگی فناوری هستند. چرا که غالباً غیر قابل پیش بینی می باشند. همچنین زمان بندی قسمت های مختلف پروژه، می تواند مشکل ساز باشد.

سیاست : پروژه ها می توانند چندین ذی النفع را دور هم جمع کنند که اگر پای سیاست آنها وسط باشد ، مشکلاتی به وجود خواهد آمد. تمایلات سیاسی مختلف می تواند پیچیدگی پروژه را بیش تر کند. همچنین، یک پروژه باید نیازمندی ها و انتظارات مختلفی را مدیریت کند.

قانون : مسائل قانونی پیرامون یک پروژه می تواند پیچیدگی آن را زیاد کند. پیچیدگی قانونی گاهاً می تواند با سیاست در ارتباط باشد.

جامعه : زمینه اجتماعی پروژه نیز می تواند باعث پیچیدگی آن شود. این می تواند مربوط به افراد گروه باشد که از زمینه های اجتماعی مختلف آمده اند و یا کار کردن روی پروژه ای باشد که اساسا زمینه اجتماعی دارد.

پروژه های پیچیده اساساً درگیر مسائل غیرقابل پیش بینی هستند. خصوصاً بنا به دلایلی که در بالا ذکر شد. پیش بینی آنها برای ذی النفعان مختلف تیم پروژه ، آسان نیست به این دلیل که پروسه کاری بغرنج، نامطمئن و به شدت مقید به زمان است. ماحصل نهایی به سختی قابل فهمیدن است زیرا علت و معلول پروژه با یکدیگر ارتباط مستقیم ندارند و یا ارتباط شان مبهم است.

پیچیدگی یک پروژه هم با بالا رفتن تعداد ذی النفعان آن بیشتر می شود.

بهترین راه برای مدیریت یک پروژه پیچیده ، ایجاد یک تیم بسیار خوب است.

اگر یک پروژه پیچیده می خواهد به موفقیت برسد ، باید یک تیم با افراد مناسب به وجود آورد. هرچه تیم بهتر باشد ، مدیریت پروژه آسان تر خواهد بود. ولی سوال اینجاست : چگونه باید یک تیم عالی ساخت؟

برای رسیدن به این مهم ، باید ابتدا دانست که یک تیم خوب بر چه اساسی ساخته می شود. نشانه های یک تیم موفق عبارت است از :

مدیریت انطباقی تیم: یک تیم منحصر به فرد نیاز به یک رهبر منحصر به فرد دارد. در یک پروژه پیچیده ، مدیریت نباید متمرکز بر ساختار سلسله مراتبی باشد ولی به منطور انطباق هرچه بیشتر ، سلسله مراتب تا حد امکان باید انعطاف داشته باشد.

اگر بنا باشد هر تصمیم ، پروسه سلسله مراتبی را طی کند ، تصمیم گیری بسیار زمانبر خواهد بود.

ساختار مطلوب تیم : تیم می تواند از راههای مختلفی ساخته شود و ساختار آن، تاثیر بسزایی در موفقیت پروژه دارد. Jim highsmith و Jim colins از جمله متخصصانی هستند که بر روی ساختار تیم مطلوب مطالعه کرده اند. با استناد به یافته های آنها ، ساختار تیم های حال حاضر عبارت است از :

داشتن ساختار مغزی برای تیم : که محصول ساختار شبکه و سلسله مراتبی می باشد. چند تیم وجود دارد که درون یک پروژه کار می کنند و از پیکربندی های متفاوتی استفاده می کنند.

ساختار خود – سازمان یافته : زمانی که تعداد تیم هایی که درون یک پروژه مشغول هستند ، زیاد شود ، ساختار سازمانی بیشتر به یک اضافه ی خود – سازمان یافته شبیه است. این باعث افزایش پیچیدگی شده و نیازمند رویکرد مناسب مدیریت بین تیمی است.

فرهنگی که دارای ساختار مقتدر و منظم است : این ساختار نیازمند میزان بالایی از مسئولیت پذیری ، مشارکت و تعدل میان اهداف تیم و اهداف پروژه می باشد.

 

با ادامه مقاله همراه باشید…

 

[تعداد: ۳    میانگین: ۴.۳/۵]

درباره نویسنده

Avatar

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar