چگونه یک جلسه مجازی را با موفقیت برگزار کنیم؟

جلسه مجازی موفق بودنش بسیار مهم است. خصوصاً اگر شما هم در تیم خود، کارکنان دورکار دارید باید جهت هماهنگی های لازم، بطور مرتب جلساتی را تنظیم کرده و برگزار کنید.

 

چگونه یک جلسه مجازی را با موفقیت برگزار کنیم؟

 

جلسه مجازی موفق

 

دریابید که چگونه می توان یک جلسه مجازی را به راحتی مدیریت کرد. مهم نیست که این جلسه از چند نفر تشکیل می شود.

برای همه ی ما پیش آمده است که در یک وبینار، کلاس، کنفرانس یا جلسه آنلاین شرکت کنیم. همه ی آنها به خوبی شروع شده اما به سرعت رو به انحطاط پیش می روند. صورت جلسه ی مشخصی ندارند و میزبان بطور مرتب، ساکت می شود.

در چنین وضعیتی همه ی افراد حاضر از هدر دادن زمان ارزشمند خودشان پشیمان شده و جلسه عنوان ناموفق به خود خواهد گرفت. یک جلسه یا وبینار آنلاین موفق با کمی آمادگی از قبل، به راحتی قابل دسترسی بوده و مزایای زیادی دارد. در این پست، مراحل اولیه ی ایجاد یک جلسه مجازی موفق را بیان می کنیم:

 

چگونه یک جلسه مجازی را با موفقیت برگزار کنیم؟

 

صورت جلسه را تنظیم کنید

خیلی ضروری است که جلسه با دقت برنامه ریزی شود. هر یک از شرکت کننده ها باید کپی صورت جلسه ی نهایی را در اختیار داشته باشند تا بتوانند خودشان را برای جلسه آماده کنند. برای اطمینان از توجه افراد، در طول جلسه قدم نزنید محتوا را به چانک های کوتاه تر تقسیم کنید و برای هر بخش، صورت جلسه های کوچک تر با جزئیات تهیه نمایید. می توانید برای پرسش سوال و مباحثات غیررسمی بین بخش ها وقفه ایجاد کنید تا همه باانگیزه تر و درگیرتر مسیر را ادامه دهند.

 

استفاده از تکنولوژی را موثرتر کنید

اگر جلسه ی مجازی را مدیریت می کنید ابتدا باید همه ی افراد را در زمان و مکان درست با اسناد مناسب (مثل صورت جلسه و سایر دستورالعمل ها) همراه داشته باشید. باید از وضعیت اینترنت خود آگاه بوده و از مناسب بودن آن اطمینان حاصل کنید. در صورت تردید، بجای اینترنت وایرلس از سیمی استفاده کنید. قابل اطمینان تر و سریع تر است.

دقت کنید که قبل از شروع جلسه، همه ی موارد را تست کرده و آماده باشید. باید به همه ی اپلیکیشن ها و برنامه هایی که قصد استفاده دارید تسلط پیدا کنید.

 

شرکت کنندگان را آماده کنید

بسیاری از مردم فقط قصد دارند که نشان دهند افراد آن تایمی هستند و سپس تنها نیمی از توجه خود را صرفِ جلسه می کنند. اما اگر بتوانید آنها را قبل از ملحق شدن به جلسه مجازی تان درگیر کنید، شرکت کنندگانی مشتاق خواهید داشت. پس از ارسال صورت جلسه، از شرکت کنندگان بخواهید تا سوالات ویژه ای را که به دنبال پاسخ هستند برای شما ایمیل کنند. این می تواند هر چیزی باشد که دوست دارند در صورت جلسه ببینند و یا نظر دهند. در ادامه، از آنها بخواهید تا مجموعه ای از سوالات، پاسخ ها، نظرات را در رویداد آماده کنند.

متمرکز نگاه دارید

در کنار زمان های استراحت کوتاه مابین جلسات که تحت کنترل تان است، باید ترفندهایی را هم بکار گیرید تا مردم را بیدار، هشیار و متمرکزحفظ کنید. بنابراین به هنگام برنامه ریزی رویداد، سعی کنید نوعی فعالیت تعاملی را در هر ۱۰ الی ۱۵ دقیقه تزریق کنید. اگر از این مدت زمان بیش تر شود؛ افراد تمرکزشان را از دست می دهند.

یک محیط امن ایجاد کنید

شرکت کنندگان شما باید به شما و یکدیگر اعتماد کنند. پس باید محیطی ایجاد کنید که شرکت کنندگان راحت باشند سوال بپرسند و درخواست کمک کنند. با تنظیم گروه های فعال کوچک می توانید مردم را تشویق کنید تا با یکدیگر درگیر شده و روابط مجازی را بهتر کنند. این مخصوصاً زمانی مفید است که یک تیم مجازی در حال پیشروی ایجاد کرده باشید که به جلسات و ارتباط منظم نیاز داشته باشد.

 

[تعداد: ۳    میانگین: ۳.۷/۵]

درباره نویسنده

Avatar

ما در تعامل با انسانها، هر لحظه در حال انجام بازاریابی هستیم و این لزوماً وابسته به کسب و کار نیست! امیدوارم در بازاریابیِ لحظات تون موفق باشید و لبخند هدیه کنید.

مطالب مرتبط

1
دیدگاه خود را با دیگران به اشتراک بگذارید

avatar
1 نویسندگان دیدگاه
میثاق ریگی
جدیدترین قدیمی ترین بیشترین رای
میثاق ریگی
مهمان
میثاق ریگی

سلام من خودم برای برگزاری جلسات مجازی از اسکای روم استفاده میکنم