kpi یا شاخص کلیدی عملکرد چیست؟ چگونه عمل می کند؟

با KPI یا شاخص کلیدی عملکرد به اندازه گیری عملکرد خود در اهداف کلیدی تجاری بپردازید!

تعریف KPI یا شاخص کلیدی عملکردی

یک KPI (Key Performance Indicator) یک شاخص قابل اندازه گیری است؛ که نمایانگر میزان موفقیت کسب و کار در دستیابی به اهداف کلیدی صنعت است. سازمان ها از شاخص های کلیدی عملکرد KPIs در چندین سطح استفاده می کنند؛ تا موفقیت خود را در رسیدن به اهداف را ارزیابی کنند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی مشاغل متمرکز باشند! در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است بر روی فرآیندهای بخش هایی مانند فروش ، بازاریابی ، منابع انسانی ، پشتیبانی و سایر موارد تمرکز کنند.

بنابراین تعریف KPI چیست؟ KPI به چه معنی است؟ شاخص کلیدی عملکرد برای چیست؟ در اینجا تعاریف مختلف را مورد بررسی قرار می دهیم:

تعریف فرهنگ لغت آکسفورد: یک اقدام کمی که برای ارزیابی موفقیت یک سازمان ، کارمند و غیره در دستیابی به اهداف برای عملکرد مورد استفاده قرار می گیرد.

تعریف Investopedia: مجموعه ای از اقدامات کمی که یک شرکت برای سنجش عملکرد خود در طول زمان استفاده می کند.

تعریف فرهنگ لغت Macmillan : روشی برای سنجش اثربخشی یک سازمان و پیشرفت آن در دستیابی به اهداف خود.

در این مطلب قصد داریم به موارد زیر در خصوص شاخص کلیدی عملکرد بپردازیم:

1. چه چیزی باعث می شود KPI مؤثر باشد؟
2. چگونه شاخص های کلیدی عملکرد خود را تعریف کنید؟
3. KPI هوشمند چیست؟
4. KPI برتر چیست؟
5. نحوه نوشتن و توسعه آن.
6. KPI به عنوان بخشی از چارچوب های مدیریت عملکرد شما!
7. سه راه که می تواند به ایجاد یک تیم بهتر کمک کنند!
8. آیا شاخ ها هنوز هم مرتبط هستند.
9. شاخص های عملکرد در اجرا!
10. ۱۵ سوال رایج در این خصوص.

۱- چه چیزی KPI را موثر می کند؟

اکنون که می دانیم KPI مخفف شاخص کلیدی عملکرد است؛ فقط به همان اندازه عملکردی که از آن الهام می گیرد با ارزش است. خیلی اوقات ، سازمانها کورکورانه KPI های شناخته شده در صنعت را اتخاذ می کنند! و متعجب می شوند که چرا KPI تجارت خود را منعکس نمی کند! و از تأثیر هرگونه تغییر مثبت جلوگیری می کند.

یکی از جنبه های مهم اما اغلب مورد غفلت واقع شده از KPI اینست که: آنها نوعی ارتباط و تعامل سازمانی هستند! به همین ترتیب ، آنها مانند هر شکل دیگری از ارتباطات ، از همان قوانین و بهترین روشها (best-practices) پیروی می کنند. اطلاعات دقیق، واضح و مرتبط احتمالاً جذب و عمل می شوند.

از نظر تدوین یک استراتژی برای تدوین KPI ، تیم شما باید از اصول اولیه شروع کند! و بفهمد که اهداف سازمانی شما چیست! چگونه برای دستیابی به آنها برنامه ریزی می کنید! و چه کسی می تواند بر اساس این اطلاعات عمل کند. این باید یک فرایند تکرار شونده باشد. که شامل بازخورد تحلیلگران ، روسای بخش و مدیران باشد. این عمل موجب آشکار شدن ماموریتی می شود که؛ به شما درک بهتری می دهد که کدام فرآیند کسب و کار نیاز به ارزیابی با شاخص کلیدی عملکرد دارد! و با کدامیک می توان نتایج را به اشتراک گذاشت!

۲- چگونه شاخص های کلیدی عملکرد خود را تعریف کنیم؟

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد می تواند کاری دشوار باشد. کلمه عملیاتی در KPI “کلیدی” است. زیرا هر KPI باید با یک معیار عملکرد، به یک نتیجه خاص تجاری مربوط باشد. KPI ها معمولاً با معیارهای تجاری اشتباه گرفته می شوند. اگرچه اغلب با همان روحیه مورد استفاده قرار می گیرند. KPI ها باید بر اساس اهداف مهم یا اصلی تجارت تعریف شوند. هنگام تعریف KPI این مراحل را دنبال کنید:

• نتیجه مورد نظر شما چیست؟
• چرا این نتیجه مهم است؟
• چگونه می خواهید پیشرفت را اندازه گیری کنید؟
• چگونه می توانید روی نتیجه تأثیر بگذارید؟
• چه کسی مسئول نتیجه کار است؟
• چگونه می دانید که به نتیجه خود رسیده اید؟
• چند وقت یکبار پیشرفت را به سمت نتیجه بررسی خواهید کرد؟

به عنوان مثال، اینطور در نظر بگیریم که هدف شما افزایش درآمد فروش امسال است. شما می خواهید این را KPI رشد فروش خود بنامید.

در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

• برای افزایش درآمد فروش در سال جاری ۲۰٪ !
• دستیابی به این هدف باعث می شود تا تجارت سودآور شود.
• پیشرفت با افزایش درآمدی که به تومان هزینه شده اندازه گیری می شود!
• با استخدام کارمندان فروش بیشتر ، با تبلیغ مشتریان موجود برای خرید محصول بیشتر!
• مدیر ارشد فروش مسئول این اندازه گیری است!
• درآمد امسال ۲۰ درصد افزایش یافته است!
• بررسی بصورت ماهانه خواهد بود!

۳- شاخص کلیدی عملکرد هوشمند چیست؟

یکی از راه های ارزیابی ارتباط یک شاخص عملکرد، استفاده از معیارهای هوشمند (SMART) است. موارد معمولاً برای قرارگرفتن در قسمت های خاص ، قابل اندازه گیری ، قابل دستیابی و مرتبط با محدودیت زمانی در نظر گرفته می شوند. به عبارت دیگر:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت را به سمت آن هدف اندازه گیری کنید؟
• آیا هدف واقعاً قابل دستیابی است؟
• هدف سازمان شما چقدر مرتبط است؟
• چهارچوب زمانی برای رسیدن به این هدف چیست؟

۴- حتی از شاخص های برتر استفاده کنید!

معیارهای هوشمند می توانند با افزودن ارزیابی و ارزیابی مجدد به معیارهای برتر تبدیل شوند. این دو مرحله بسیار مهم هستند! زیرا آنها این اطمینان را می دهند، که به طور مداوم KPI های خود و ارتباط آنها با تجارت خود را ارزیابی می کنید. به عنوان مثال ، اگر شما از میزان درآمد خود برای سال جاری فراتر رفته اید ، باید تعیین کنید که آیا هدف خود را خیلی پایین تعیین کرده اید؛ یا این مربوط به برخی از عوامل دیگر است.

۵- نحوه تدوین شاخص ها

هنگام نوشتن یا توسعه KPI ، باید در نظر بگیرید که چگونه KPI با یک نتیجه خاص تجاری یا هدف مرتبط است. شاخص ها باید به وضعیت شغلی شما سفارشی سازی شوند. و برای کمک به شما در دستیابی به اهداف خود ایجاد شوند. هنگام نوشتن آن این مراحل را دنبال کنید:

الف) نوشتن هدف روشن برای شاخص های کلیدی عملکرد

نوشتن هدف روشن اگر نگویم مهترین، می توانیم به جرات بگویم از مهترین عناصر توسعه شاخص هاست. KPI باید با یک هدف اصلی تجاری مرتبط باشد. نه فقط یک هدف تجاری ، یا چیزی که ممکن است شخص در سازمان شما فکر کند مهم است. باید با موفقیت سازمان یکپارچه (تنده شده) باشد.

در غیر این صورت شما در حال هدفگذاری اهدافی هستید که نتواند به نتیجه تجاری برسد. این بدان معناست که ، در بهترین حالت ، شما در حال رسیدن به هدفی هستید که هیچ تأثیری برای سازمان شما نداشته باشد. در بدترین حالت ، این باعث می شود که وقت ، پول و منابع دیگری که بهتر می توانند در جاهای دیگر هدایت شوند ، هدر داده شود.

راه حل اصلی این است: KPI باید بیش از اعداد دلخواه باشد. آنها باید چیزی را که استراتژی سازمان شما می خواهد انجام دهند بیان کنند. شما می توانید (یا باید قادر باشید) فقط با نگاهی به KPI های خود در مورد مدل کسب و کار یک شرکت اطلاعات کسب کنید.

بدون نوشتن یک هدف مشخص ، همه اینها از بین می روند.

ب) KPI خود را با سرمایه گذاران (ذینفعان) به اشتراک بگذارید

اگر ارتباط صحیحی برقرار نشود، شاخص های کلیدی عملکرد بی استفاده اند. چگونه کارمندان شما – افرادی که وظیفه دارند چشم انداز شما را برای سازمان انجام دهند – بدون تفهیم وظایف اهداف خود را دنبال می کنند؟ یا شاید بدتر: عدم به اشتراک گذاشتن KPI شما باعث بیگانگی و ناامیدی کارمندان و سایر ذینفعان شما می شود. که قادر به دیدن مسیری نیستند که سازمان شما در آن قرار دارد.

اما به اشتراک گذاشتن KPI های شما با ذینفعان خود یک فاکتور اصلی است (هرچند که حتی این چیزیست که سازمان های زیادی نیز قادر به انجام آن نیستند). هرچند بیش از این ، آنها باید فوراً ارتباط برقرار کنند.

KPI ها برای اثربخشی نیاز به زمینه دارند. این فقط در صورتی صورت می پذیرد که فقط آنچه را که اندازه گیری می کنید توضیح ندهید! بلکه دلیل اندازه گیری آن را توضیح دهید. در غیر این صورت آنها فقط شماره هایی در صفحه هستند. که هیچ معنایی برای شما یا کارمندان شما ندارند.

توجیح کارکنان

برای کارمندان خود توضیح دهید که چرا اندازه گیری می کنید. به این سوال پاسخ دهید که چرا یک KPI را بر دیگری ترجیح داده اید. و از همه مهمتر؟ گوش کنید. KPI غیرقابل نفوذ نیستند. آنها لزوماً برای همه افراد درگیر، آشکار نخواهند بود. گوش دادن به کارمندان به شما کمک می کند که مشخص کنید اهداف اساسی سازمان که به طور صحیح به آنها ابلاغ نمی شوند، کدامند.

برای کارکنان خود روشن کنید که چرا سود یک KPI نیست. این یک باور منطقی برای کارمندان شماست. مهمترین چیزهایی که هر کسب و کاری انجام می دهد ، درآمدزایی است. اما شاید درآمد اینگونه نباشد و در یک زمان معین برای سازمان شما تمام شود. شاید شما به دنبال سرمایه گذاری های اساسی در زمینه تحقیق و توسعه باشید! سؤال های زیادی مانند این نشانه ای است که شما باید برای برقراری ارتباط بهتر KPI های خود و اهداف استراتژیک پشت آنها را بهتر توضیح دهید.

حتی کارمندان شما ممکن است ایده هایی در مورد چگونگی بهبود KPI های شما ارائه دهند.

ت) KPI را به صورت هفتگی یا ماهانه مرور کنید

بررسی سیستم به طور مرتب در KPI های شما برای نگهداری و توسعه آنها ضروری است. بدیهی است که پیگیری پیشرفت شما در KPI از اهمیت بسیاری برخوردار است. (در وهله اول نکته تعیین کننده آن چیست؟) همچنین پیگیری پیشرفت شما به همان اندازه ضروری است. بنابراین می توانید ارزیابی کنید که در وهله اول چه میزان موفق به پیشرفت KPI هستید.

همه KPI ها موفق نیستند. برخی اهدافِ غیرقابلِ تحقق دارند. برخی از آنها نتوانسته اند هدف اصلی مشاغل مورد نظر خود را بدست آورند. فقط با بررسی سیستم به طور مرتب می توانید تصمیم بگیرید که زمان آن رسیده که KPI های خود را تغییر دهید یا خیر.

ث) اطمینان حاصل کنید که KPI قابل اجراست

عملی کردن KPI های شما یک فرآیند پنج مرحله ای است:

1. اهداف تجاری را مرور کنید!
2. عملکرد فعلی خود را تجزیه و تحلیل کنید!
3. اهداف KPI کوتاه مدت و بلند مدت را تنظیم کنید!
4. اهداف خود را با تیم خود مرور کنید!
5. پیشرفت و تعدیل را مرور کنید!

تمرکز روی اهداف کوتاه مدت

بیشتر اینها را قبلاً بررسی کرده ایم، اما ارزش آن را دارد که روی اهداف کوتاه مدت و بلند مدت تمرکز کنیم. هنگامی که با یک جدول زمانی که به آینده نزدیکتر است (با عنوان سه ماه بعدی یا سال مالی خود) هدفی را تعیین کرده اید، می توانید به عقب برگردید. و نقاط عطفی را که ترسیم کرده اید، بازبینی کنید.

مثلاً تصور کنید که شما می خواهید ۱۵۰۰ سهم مشترک خبرنامه را در سه ماهه اول سال ثبت نام کنید. برای رسیدن به آن می خواهید اهداف ماهانه ، دو هفته ای یا حتی هفتگی را تعیین کنید. به این ترتیب شما می توانید به طور مداوم ارزیابی مجدد کنید. و در صورت نیاز در رسیدن به هدف بلند مدت ، تغییر مسیر دهید.

با توجه به هر ماه می توانید اهداف را به همان اندازه تقسیم کنید. در این حالت ، ۵۰۰ اشتراک در ماه اول، ۵۰۰ مورد ماه دوم و ۵۰۰ مورد در ماه بعد خواهد بود. اما ممکن است بخواهید دقیق تر شوید. مثلا در ماه اول و سوم روزهای بیشتری نسبت به ماه دوم وجود دارد! بنابراین شاید شما بخواهید برای آن ماهها ۶۰۰ هدف تعیین کنید. یا شاید شما به طور معمول در ماه اول از ترافیک وب سایت بیشتری برخوردار شوید. (شاید شغل شما در یک نمایشگاه بزرگ تجاری حضور داشته باشد). بنابراین تصمیم می گیرید در آن ماه هدف ۸۰۰ را تعیین کنید.

هرچه که باشد ، حتماً اهداف بلند مدت KPI خود را به اهداف کوتاه مدت تقسیم کنید.

ج) KPI خود را با نیازهای متغییر کسب و کار همسو کنید

KPI هایی که هرگز به روز نمی شوند می توانند به سرعت منسوخ شوند.

مثلاً تصور کنید که سازمان شما اخیراً خط تولید جدیدی را راه اندازی کرده! یا در خارج از کشور گسترش یافته است. اگر KPI های خود را به روز نکنید، تیم شما به دنبال تعقیب اهدافی خواهد بود که انعطاف تاکتیکی یا استراتژیک ندارد.

ممکن است براساس نتایج خود فکر کنید که در سطح بالایی عملکرد خود را ادامه می دهید. با این وجود ، در واقع، ممکن است KPI هایی را که نمی توانند تأثیر تلاش شما بر اهداف اساسی استراتژیک را بدست آورند، دنبال کنید.

بررسی KPI های شما به صورت ماهانه (یا از نظر ایده آل ، هفتگی) به شما فرصتی برای بازبینی دقیق می دهد – یا ممکن است بطور کامل دوره را تغییر دهید.

حتی ممکن است روشهای جدید و احتمالاً کارآمدتری برای رسیدن به همان مقصد پیدا کنید.

چ) بررسی کنید که KPI قابل دستیابی است

تعیین اهداف قابل دستیابی برای تیم شما ضروری است. اهداف با ریسک بالا، تیم شما را از پیش بازنده می کند. اهداف کوچکتر و قابل دستیابی تنظیم کنید! به این شکل اهداف کوچک به سرعت محقق می گردند. و برای اهداف سالانه به شما انگیزه می دهند.

تجزیه و تحلیل عملکرد فعلی شما ضروری است. بدون این شما برای هیچ تلاش می کنید. عملکرد فعلی شما همچنین یک مکان شروع خوب برای تصمیم گیری در مورد مناطقی است که برای بهبود آنها نیاز دارید.

به واکاوی داده هایی که قبلاً جمع آوری کرده اید برای تعیین مبانی اولیه در گذشته اقدام کنید. ابزارهایی مانند Google Analytics برای این کار عالی هستند. اما ابزارهای سنتی نیز وجود دارند! که درآمد و حاشیه ناخالص را ردیابی می کنند.

ح) اهداف KPI خود را در صورت لزوم به روز کنید

KPI ها ایستا نیستند. آنها همیشه باید در صورت لزوم به روز شوند، تکامل و تغییر یابند. اگر KPI های خود را تنظیم کرده و به روزرسانی را فراموش کنید، در معرض خطر تعقیب اهدافی هستید که دیگر مربوط به تجارت شما نیستند.

عادت کنید که مرتباً عملکرد KPI های خود را بررسی کنید. ممکن است متوجه شوید که KPI ها را که باید به طور کامل یا موردی تغییر دهید.

برای کسی که قبلاً هرگز KPI ایجاد نکرده باشد، ممکن است همه این موارد خسته کننده باشند. اما خبر خوب اینست که: وقتی چند بار این روند را طی کردید، استفاده دوباره از آن در آینده بسیار ساده تر خواهد بود.

خ) همه را با هم تجمیع کنید

KPI ها به طور کلی ابزاری اساسی برای سنجش موفقیت شغل شما و انجام تنظیمات مورد نیاز برای موفقیت آن هستند.

هرچند، مفید بودن KPI های خاص محدودیت های خود را دارد.

مهمترین قسمت هر KPI سودمندی آن است. پس از آن که سودمندی آن بیشتر شد، می بایست آنرا به یک فرآیند مستمر تبدیل کنید! و مجدد کارهای جدیدی را شروع کنید! که بهتر با اهداف اصلی تجارت شما هماهنگ باشند.

۶- استفاده از KPI ها به عنوان بخشی از چارچوب های مدیریت عملکرد شما

متداول ترین عناصر بین کاراترین چارچوب های مدیریت عملکرد تعیین اهداف ، اندازه گیری عملکرد و مدیریت کلیه فعالیت های مرتبط است.

طبق ضرب المثل قدیمی و کلاسیک ، قانون گودهارت “هرگونه نظم آماری، هنگامی که فشار برای اهداف کنترل بر آن وارد شود ، سقوط خواهد کرد.”

چارلز گودهارت یک اقتصاددان برجسته در سال ۱۹۷۵ بود. که از تحقیقاتش برای کمک به انتقاد از فرآیندهای تصمیم گیری دولت، به ویژه در رابطه با سیاست های پولی استفاده شد. سپس این مفهوم توسط مریلین استراترن به عنوان جریان اصلی ایجاد شد ، “هنگامی که یک معیار به هدف تبدیل شود، منجر به یک اندازه گیری خوب می شود.”

شاخص عملکرد یا شاخص کلیدی عملکرد تنها یک نوع اندازه گیری عملکرد است. چارچوب های مدیریت عملکرد زیادی وجود دارد. که هر دو با هم متفاوت هستند. هر یک از این چهارچوب عناصری را ارائه می دهد. که می توانند با هم جمع شوند. تا با پشتیبان داده ها به موفقیت کمک کند.

مرحله ۱: تراز استراتژی تجارت

این روزها یکی از موضوعات محبوب در استارتاپ ها ، One Metric That Matters (OMTM) است. نکته اصلی این ابزار ساده و در عین حال بسیار قدرتمند این است که شما باید درک کاملی از مدل کسب و کار خود داشته باشید. تا بتوانید بر روی آن معیارها عمل کنید. و کل سازمان را تراز کنید.

بسیاری استدلال می کنند که فروش مهمترین معیار در هنگام سنجش موفقیت یک تجارت است. چالش این متریک نتیجه اندازه گیری شده است.

از خود بپرسید: معیاری که به فروش بیشتر کمک می کند چیست؟

پاسخ به این سوال می تواند ردیابی تعداد مشتریانی باشد که محصول شما را با ۳ برنامه دیگر ادغام کرده اند. این معیار می تواند نشانگر سطح درگیری باشد. و احتمالاً احتمال از دست رفتن آنها کاهش می یابد.

دلیل این امر این است که به محض اینکه مشتریان درگیر آن شوند، کمتر از آن خارج می شوند و سپس اقتصاد واحد مناسبی را برای رشد شرکت ایجاد می کنند. بنابراین در این حالت به جای اینکه به تعداد فروش مراجعه کنیم، فقط یک مشتری را حساب می کنیم که هر ۳ برنامه را نصب کرده است.

این فقط یک مثال است ، و به این معنی نیست که فقط یک معیار وجود دارد! که باید به آن اهمیت دهید! این چارچوب کمک می کند تا همه افراد روی یک چیز موردعلاقه خود تمرکز کنند.

مرحله ۲: تمام پایه های کسب و کار خود را پوشش دهید

همراه با کسب و کار تجارت حاصل می شود.

احتمالاً این جمله را شنیده اید ، “شما می توانید ارزان ، خوب یا سریع باشید. اما فقط می توانید گزینه ۲ را انتخاب کنید”.

بیایید با یک چارچوب کلاسیک شروع کنیم. که به پیمایش این معاملات تجاری کمک می کند. کارت امتیاز متوازن (BSC) به شما کمک می کند تا زمینه های اصلی تجارت (چشم انداز) مورد نظارت قرار گیرد ، بررسی کنید.

چهار دیدگاهی که باید در تعادل باشد عبارتند از:

• چشم انداز مالی
• چشم انداز مشتری
• چشم انداز فرآیند تجارت داخلی
• چشم انداز یادگیری و رشد

این چهار حوزه اصلی تجارت شما بهم پیوسته است. و همه باید تراز شوند. وقتی یکی تحت تأثیر قرار گیرد، بر دیگری تأثیر می گذارد. به عبارت دیگر، عدم موفقیت در یکی از این موارد، تجارت را متوقف خواهد کرد.

مرحله ۳: چارچوب استراتژی BSC خود را با OKR به مرحله اجرا بگذارید

استراتژی کارت امتیاز متوازن (BSC) نشان می دهد که برای هر جنبه اهداف ، شاخص ها (KPI) ، تعیین اهداف (اهداف) و الویت های اقدام (اقدامات) را توسعه می دهید. چارچوب جدیدی که محبوبیت بیشتری پیدا کرده است ، چارچوب OKR است. با استفاده از کاربرد آن در Google ، از چارچوب OKR (objectives and key results) برای تعریف و ردیابی اهداف و نتایج آنها استفاده می شود. بسیاری استدلال می کنند که این چارچوب بین استراتژی KPI و رویکرد کارت امتیاز توازن قرار دارد.

OKR ها به عنوان ابزاری عملکردی مورد استفاده قرار می گیرند. که اهداف سازمان را تنظیم می کنند. ارتباط برقرار می کنند و مانیتور می کنند. تا همه کارکنان در یک جهت متمرکز شوند. این سیستم موفقیت کارمندان را از طریق اهدافِ شفاف و نتایج کلیدی موردِ نظر ترغیب می کند. زیبایی سیستم این است که چارچوبی ساده، عملی و ساده برای تعیین، ردیابی و اندازه گیری اهداف فراهم می کند. چه به عنوان ابزار انگیزشی و چه به عنوان چیزی که می تواند اندازه گیری شود.

مرحله ۴: نظارت از طریق یک داشبورد KPI

داشبورد KPI نگاهی دقیق از عملکرد کسب و کار در زمان واقعی به شما ارائه می دهد. تا بتوانید از نحوه عملکرد کل سازمان تصویر بهتری بگیرید.

اصطلاحات متداول در این چارچوب که قابل درک هستند شامل موارد زیر است:

شاخص کلیدی ریسک (KRI): اقدامی در مدیریت که نشان دهد فعالیت چه میزان ریسک دارد. شاخص های اصلی ریسک معیارهایی هستند که توسط سازمانها رصد می شوند. تا هشدار اولیه در مورد خطر در مناطق مختلف کسب و کار ارائه دهند.

ضریب موفقیت بحرانی (CSF): یک اصطلاح مدیریتی است که برای دستیابی به مأموریت سازمان ضروری است. عوامل موفقیت انتقادی نباید با معیارهای موفقیت اشتباه گرفته شود. معیارهای موفقیت بیشتر در مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می گیرد. تا مشخص شود پروژه موفقیت آمیز بوده یا خیر. معیارهای موفقیت با اهداف تعریف شده اند و می توان با استفاده از KPI تعیین کرد.

معیارهای عملکرد: اندازه گیری رفتار، فعالیت ها و عملکرد سازمان در سطح فردی است و نه در سطح سازمانی. به عنوان مثال ، فردی که در یک مرکز تماس کار می کند ممکن است معیارهای عملکردی از قبیل تعداد تماس های پاسخ داده شده ، میانگین زمان انتظار ، تعداد تماس های موفقیت آمیز پردازش شده و میانگین طول تماس داشته باشد.

ایجاد KPI های خوب برای سازمان شما یک فرایند تکرار شونده است.

۱۰ معیاری که باید در هنگام طراحی اقدامات شاخص کلیدی عملکرد در نظر بگیرید

این لیست معیارها را هنگام ساخت سیستم های اندازه گیری کلیدی عملکرد تجاری خود در نظر بگیرید:

1. مبتنی بر مقادیری باشد که توسط کاربر به تنهایی یا با همکاری دیگران تحت تأثیر یا کنترل قرار گیرد.
2. عینی باشد و براساس عقیده نباشد.
3. از استراتژی مشتق شده و بر پیشرفت متمرکز شوید.
4. کاملاً واضح و تعریف شده باشید.
5. با یک هدف صریح مرتبط باشید.
6. سازگار باشد (با توجه به اینکه اهمیتشان با گذشت زمان حفظ می شود).
7. خاص باشد و با اهداف / اهداف خاص مرتبط باشد.
8. دقیق باشد – در مورد اندازه گیری دقیق باشد.
9. بازخورد به موقع و دقیق را ارائه دهید.
10. “فرآیند تجارت” را منعکس کند – یعنی تأمین کننده و مشتری هم باید در تعریف این معیار شرکت داشته باشند.

بررسی مثال Tesla

مرحله ۱: یک شاخص با اهمیت تسلا تعداد خودروهای جدید است. که در هر سه ماه تحویل داده می شوند. این یک موضوع داغ برای اندازه گیری موفقیت سرمایه گذاران است.

مرحله ۲: برای ساخت هرچه بیشتر ماشین، تسلا باید تعادل دارایی های اصلی خود را ، با حفظ کیفیت، با کارت تعادل خود ایجاد نماید.

از نظر مالی: آنها ممکن است این تصمیم را بگیرند، که تحویل خودروها مهمتر از سود خودروها باشد.

مشتریان: مشتریان سفارشات خود را ثبت کرده و منتظر تحویل آنها هستند. هر چه مدت زمان بیشتری طول بکشد، هیجان آنها رو به افول می رود و احتمال لغو سفارش بیشتر می شود. خوشحال کردن مشتریان بسیار مهم است. بنابراین تحویل به موقع در دستور کار قرار می گیرد.

مرحله ۳: اکنون که ما با KPI هدفهایی تعیین کرده ایم؛ باید نتایج کلیدی را تعیین کنیم.

یک KR برای مشتریان که یک معیار استاندارد در زنجیره های تأمین است می تواند: تحویل عملکرد (DP) که به میزان ۹۰% در تحقق تاریخ تحویل وعده داده شده به مشتری محاسبه می شود.

مرحله ۴: استفاده از داشبورد KPI برای نظارت بر نتایج کلیدی

داشبوردها معمولاً که دید کلی از KPI های مربوط به یک هدف خاص یا فرایند تجاری را ارائه می دهند.

۷- سه راه که KPI می توانند به ایجاد یک تیم بهتر کمک کنند

در دنیای تجارت یک فرضیه وجود دارد که شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) تنها حاصل عملکرد “رهبران سازمانی” است: مدیرعامل، مدیران ارشد، اعضای هیئت مدیره و سایر مدیران میانی که تصمیمات مهم استراتژیک می گیرند.

KPI ها، معیارهای اصلی که موفقیت استراتژیک را تعریف می کنند. و به عنوان معیار فعالیت برای مناطقی که ممکن است نیاز به پیشرفت داشته باشند، ابزاری اساسی برای توسعه تیم شما و دستیابی به نتایج با کیفیت سازمان در سطح بالا هستند. آنها حتی ممکن است یک راه حل ابتکاری برای مشکل عدم مشارکت کارکنان ارائه دهند.

مشکل عدم مشارکت کارکنان

مشارکت کارمندان موردیست که بسیاری از سازمانها با آن دست و پنجه نرم می کنند. به گزارش گالوپ، فقط ۳۳ درصد از کارگران ایالات متحده (و تقریباً ۱۵ درصد در سراسر جهان) خود را اینگونه تعریف می کنند که “درگیر کار ، مشتاق و متعهد به کار و محل کار خود” هستند.

این تأثیر عمیقی بر تمامی بخش های بسیاری از مشاغل دارد. برای استناد به فقط یک آماری: سازمان های دارای مشارکت نیروی کار، بطور متوسط ۲۰ درصد افزایش فروش را تجربه می کنند.

۱) باز کردن قفل قدرت تعامل کارکنان

مشارکت کارکنان یکی از مفاهیم گنگ و سوءبرداشت شده امروز در دنیای تجارت است. بسیاری از مدیران در حال تلاش برای مقابله با دنیایی هستند که به نظر می رسد انتظارات کارمندان روز به روز بالا می رود. کارگران بیشتر از گذشته فرار هستند! و از شرکتی به شرکت دیگر می روند؛ این حرکت کارکنان در دهه های گذشته به ندرت دیده می شد. در دنیایی که طرف دیگر حصار شغل فعلی، موتورهای جستجو کار و مقالاتی در مورد گسترش فرهنگ محل کار در LinkedIn باشد ، از هر زمان دیگری کارکنان را آگاه تر می کند.

فراهم کردن محیط نهارخوری و یا میز فوتبال دستی برای زمان استراحت ممکن است مفید باشد؛ اما تنها برای یک بازه زمان موقتی نه دائمی! بنابراین، چگونه مدیران می توانند با عدم مشارکت و تعامل کارکنان مقابله کنند؟

در واقع هیچ راه حلی به تنهایی نمی تواند موثر باشد. اما توجیح و تفهیم اهداف سازمانی و ارتباط دادن کارکنان با آنها، تا حدی برای رفع این معضل چاره ساز بوده اند.

ارتباط دادن کارکنان با اهداف سازمانی

جان اف کندی رئیس جمهور ایالات متحده در دهه ۱۹۶۰ در ناسا به مردی که در بخش تاسیسات مشغول کار بود، نزدیک شد تا از او سؤال کند! که شغل وی چه تاثیری بر زندگی دارد.

او پاسخ داد: “جناب رئیس جمهور من کمک کرده ام که فردی را به کره ماه بفرستم”.

این پاسخ به ما کمک می کند تا به وضوح مشارکت و ارتباط کارکنان با اهداف سازمانی را درک کنیم. تمام مدیران ارشد و میانی، همه و همه این سطح از مشارکت و ارتباط کارکنان با اهداف سازمانی را می طلبند.

البته بخشی از این موضوع مربوط به تعیین رسالت سازمان شماست. “درآمدزایی” کافی نیست. اگر می خواهید کارکنان واقعاً مشارکت داشته باشند، باید کیفیتی بی نظیر را پیدا کنید. که باید باعث شود کارمندان شما بخواهند صبح از رختخواب خود خارج شوند.

پس از تصمیم گیری در مورد آن، باید راهی پیدا کنید تا به کارمندان خود نشان دهید که چگونه به آن متصل شوند. اینجاست که KPI وارد عمل می شوند.

اتصال کارکنان با اهداف سازمانی

از کارکنان بپرسید که چرا آنها احساس مشارکت نمی کنند. و احتمالاً در همین رابطه متغیرهای مشترکی را پیدا کنید.

• آنها از اهداف بزرگ سازمان خود را جدا می بینند.
• آنها تأثیرات تلاش روزانه خود – فعالیتهایی را که بیشتر وقتشان را اشغال می کند – بر اهداف بزرگ سازمانی نمی بینند.
• آنها مسیر استراتژیک سازمان را درک نمی کنند.

اینها به نوعی مشکلات متمایز هستند. اما به روشی دیگر، همه آنها ناشی از یک مسئله هستند: ارتباط ضعیف ، در مورد استراتژی ، بین مدیریت و کارمندان رده پایین.

برای مطالعه در خصوص مدیریت منابع انسانی اینجا کلیک کنید!

KPI ها به حل این مشکل کمک می کنند.

KPI ، از نظر ماهیت ، استراتژیک هستند. آنجا که آنها تنها فاکتور اندازه گیری نیستند، به شرکت کمک می کنند. تا واقعاً روی آنچه مهم است توجه کنند. همه چیز نمی تواند KPI باشد. KPI شما را مجبور می کند روی معیارهایی که واقعاً اهداف نهایی سازمان شما را تأکید می کنند، متمرکز شوید.

KPI ها سازمان را مجبور می کنند که فقط استراتژی خود را ارزیابی کنند. بلکه تصمیم بگیرند که استراتژی آنها در وهله اول چیست. آنها به کارمندان چیزهای زیادی نشان می دهند که در وهله اول برای مدیریت مهم است.

به عنوان مثال: بعید است سود مالی برای یک موسسه خیریه واجد شرایط KPI باشد. چرا؟ از آنجا که یک موسسه خیریه یک موسسه خیریه است – و اهداف بزرگتری برای دستیابی در سر دارند. سازمانی مانند این می تواند مبلغی را در تحقیقات علمی سرمایه گذاری کند.

۲) نقش KPI در مشارکت و تعامل کارکنان

در اینجا سه روش اصلی وجود دارد که اتخاذ برخی از آن KPI ها می تواند به سازمان شما در ایجاد یک تیم بهتر کمک کند. آنها همه را در یک جهت قرار می دهند.

یکی از مشکلاتی که مدیران به طور دائمی با آن دست و پنجه نرم می کنند، جمع آوری عناصر نامتناسب سازمان برای تمرکز روی اهداف کلیدی است. بخش فروش مدام نگران تبدیل مشتریان بالقوه به مشتریان بالفعل است. تیم توسعه محصولات شما روی جدیدترین فناوری متمرکز شده و سعی دارد آن را به بازار عرضه کند. تیم منابع انسانی شما نگران پر کردن هرگونه فرصت و مشغول نگه داشتن محل کار شما است.

اتخاذ برخی از KPI ها می تواند به همه اینها کمک کند.

با تمرکز بر روی معیارهای کلیدی که واقعاً بر موفقیت تجاری تأکید می کند، می توان به کارکنان نقش فراتر از آنچه انجام می دهند -به نمایندگی از بخش های خاص خود- نشان داد.

آنها به اتصال کارکنان به اهداف بزرگ سازمانی کمک می کنند

KPI ها راهی عالی برای برقراری ارتباط استراتژیک با کارکنان شما هستند. آنها کمک می کنند تا دنیای تاکتیک های گاه به گاه ، کثیف و مبهم را از بین ببرید و آنها را به اهداف نهایی سازمان متصل کنید.

بسیاری از ما این را تجربه کرده ایم. ما آنقدر درگیر حباب های کوچک خودمان می شویم که ممکن است تلاش کنیم تا اطمینان حاصل شود که در صدر وظایف خاص خودمان باقی می مانیم. که غالباً نمی دانیم که چرا در وهله اول این کار را انجام می دهیم.

دور از انتظار نیست که این موضوع به ناامیدی و سرانجام عدم مشارکت منجر شود!

KPI ها کمک می کنند تا این گل و لای برطرف شود. آنها یک قدم از دنیای هرج و مرج تاکتیک ها عقب می روند تا به شناسایی اهداف نهایی بپردازند. که همه برای آنها در تلاش هستند.

به طور مؤثرتر به اهداف کلیدی می رسیم

میکرومنیجر مشکلات زیادی برای روحیه کارکنان ایجاد می کند. و یکی از بدترین ترمزهای موجود در خلاقیت کارکنان است.

تصور کنید شما یک مدیر هستید که مسئولیت راه‌اندازی یک محصول جدید را بر عهده دارد. می خواهید محصول را با موفقیت به بازار عرضه کنید، که خودنمایی کند. اما تفاوت زیادی بین رقم فروشی که می خواهید به آن دستیابید و شکلی صحیح از آنچه وب سایت شما ارائه می دهد وجود دارد. از کدام کانال های بازاریابی می خواهید استفاده کنید؟ و حتی شیوه ارسال؟ پست های رسانه های اجتماعی؟

برخی از مدیران ممکن است فکر کنند که فقط با ارائه “پیشنهادات” خود ، کار خود را انجام می دهند! و یا حتی با کارکنان همکار هستند. در واقع آنچه انجام می دهند این است که خلاقیت نیروی کار آنها را خفه کرده و احتمالاً آنها را ناامید کرده اند.

هیچ کس انتظار ندارد که مدیران از آنچه کارمندانشان انجام می دهند کاملاً بی خبر باشند. اما خط بین تعیین هدف نهایی و تفهیم کارکنان برای رسیدن به آنها نکته کلیدی است.

مزیت تنظیم KPI این است که به شما امکان می دهد انتظاراتی را برای آنچه که می خواهید انجام دهید تعیین کنید. ضمن اینکه جزئیات را به خلاقیت و نبوغ تیم خود واگذار کنید.

۳) چگونگی تصمیم گیری در مورد KPI می تواند تعامل کارمندان شما را به سطح بعدی سوق دهد

ابتدا جهت استراتژیک: سازمان های بسیار معدودی خواهید یافت که در جهت صحیح استراتژی خود حرکت کنند. کارمندان – و از جمله برخی از مدیران نسبتاً ارشد – برای تشخیص استراتژی سازمان خود، باید دچار مشکل می شوند. پول درآوردن؟ فروش نرم افزار؟ “یک تفاوت ایجاد کنند”؟ ایجاد KPI در مورد استراتژی کمک می کند. این شما (و کارمندان شما) را مجبور می کند این سؤال را بپرسند: “خوب ، ما واقعاً در اینجا سعی داریم چه کاری انجام دهیم؟”

نحوه ارتباط و اتصال KPI ها به اهداف استراتژیک: تعیین مجموعه ای از KPI ها برای کارکنان خود و گفتن “به این اهداف برسید” به اندازه کافی خوب نیست. بدون زمینه، KPI ها فقط یک جهل بی معنی از ارقام هستند. شرکت در چنین تمرینی به کارمندان این امکان را می دهد که نه تنها KPI را بدانند، بلکه ببینند که چگونه آنها به اهداف نهایی یک سازمان وصل می شوند.

این کارکنان را مستقیماً درگیر می کند: مردم دوست دارند به آنها گوش فرا دهند! در نظر گرفتن زمانی برای شنیدن آنچه کارکنان می گویند مزایای ذاتی اشتغال را همراه خواهد داشت.

برای مطالعه در خصوص فرآیند توسعه منابع انسانی اینجا کلیک کنید!

۸- آیا KPI ها هنوز هم مرتبط هستند؟

KPI ها معمولاً رابطه منفی با آنها دارند. متأسفانه ، بسیاری از کارکنان KPI را به عنوان روشی منسوخ می دانند. این امر به این دلیل است که KPI ها قربانی مشکلات انسانی هستند: عدم برقراری ارتباط.

واقعیت این است که KPI ها فقط به همان اندازه ارزشمند هستند که آنها را می سازید. شاخص های کلیدی عملکرد به زمان ، تلاش و خرید سهم مشارکت از سمت کارکنان نیاز دارند. تا بتوانند مطابق انتظارات پیش بروند. برنارد مار، نویسنده پرفروش و کارشناس عملکرد شرکت، در مقاله خود نوشت: “KPI چه ناامید و خسته کننده است؟” این اظهارنظرها روشن می کند که اگرچه ممکن است شاخص های کلیدی عملکرد (بسته به چه کسی از شما سؤال می کنند) مورد پسند واقع نشده باشند. اما ارزش بالقوه آنها در دست کسانی است که از آنها استفاده می کنند.

پس چرا شاخص های کلیدی عملکرد بسیار مهم هستند؟

تعیین شاخص های کلیدی عملکرد برای یک سازمان معمولاً در مرحله برنامه ریزی استراتژیک اتفاق می افتد. چه شما آن را سالانه ، چه سه ماهه و چه حتی به طور مکرر انجام دهید. هدف این است که اطمینان حاصل شود که کل سازمان در راستای اهداف یکسان قرار گرفته است. یک قایق بزرگ را با ده نفر تصور کنید. اگر ۳ نفر فکر کنند که قایق به سمت چپ می رود. ۵ نفر فکر کنند که قرار است این قایق به سمت راست حرکت کند. و ۲ نفر فکر کنند که قرار است این قایق در حال چرخش باشد. چه اتفاقی برای قایق می افتد؟

قایق شروع به چرخش در اطراف خود خواهد کرد. بنابراین، اطمینان از هم ترازی از بالای سازمان تا کارکنان خط مقدم، تفاوت بین قایق در حال حرکت به جلو و قایقی که در جای خود می چرخد را مشخص می کند.

۹. شاخص های کلیدی عملکرد در اجرا

خوب ، حالا که شما تمام شاخص های کلیدی عملکرد خود را تعریف کرده اید اکنون چه باید کرد؟

گزارش KPI

تفاوتی ندارد که گزارش KPI را به صورت روزانه ، هفتگی ، ماهانه ، سه ماهه ، سالانه یا همه موارد به اشتراک بگذارید؛ تنظیم یک بستر گزارش KPI خوب برای موفقیت شما مهم است. بررسی و پیگیری چند KPI و سپس اقدا و فعالیتهایی که می تواند بر آن KPI تأثیر بگذارد عمیقاً حائز اهمیت است.

داشبورد KPI

با داشبورد KPI در سازمانهای پر سرعت امروزی مانند SaaS و مشاغل مبتنی بر ابر انتشار بیشتری پیدا می کند. آنها معمولاً یک قالب مصرف کننده را نشان می دهند. که در آن فرد می تواند داده های خود را در زمان واقعی بررسی کند. در حالی که گزارش ها در لحظه ای از عکسهای خاص هستند.

یکی از رایج ترین موارد استفاده از ابزار داشبورد KPI در راه اندازی هایی است که اقدامات اصلی عملکرد سازمانی خود را برای به دست آوردن تراز از همه کارمندان به اشتراک می گذارد. هنگامی که به دفاتر آنها می روید، تیم های تلویزیونی در نزدیکی تیم های خاصی قرار می گیرند. که نتایج آن را در زمان واقعی تعداد تیکتهای پشتیبانی حل شده امروز یا تعداد پاسخ ها برجسته می کند.

پس اقدامات کلیدی عملکرد تجاری چیست؟

اگر شاخص های کلیدی عملکرد مهمترین اهداف کسب و کار شما هستند؛ چگونه سازمان خود را برای رسیدن به آنها شکل می دهید؟ اندازه گیری عملکرد همانطور که توسط ویکی پدیا تعریف شده است می گوید: “اندازه گیری عملکرد فرایند جمع آوری، تجزیه و تحلیل و / یا گزارش اطلاعات در مورد عملکرد یک فرد ، گروه ، سازمان ، سیستم یا مؤلفه است”.

بنابراین ، اقدامات عملکردی تجارت می تواند به عنوان راهی برای تعیین کمیت (یعنی اندازه گیری) اثربخشی و کارایی یک عمل یا نتیجه ای که می تواند شاخص های کلیدی عملکرد شما را تراز کند یا تأثیر بگذارد، مشاهده می شود. قبل از انتخاب و تعریف یک معیار عملکردی تجاری، مدیران و رهبران باید بدانند که چگونه آنها را بنویسند.

مقالات و تحقیقات بسیار خوبی در این زمینه وجود دارد. از جمله اندرو نیلی از دانشگاه کمبریج ، که در طراحی اقدامات عملکرد نوشت: “می توانید با استفاده از سؤالات در لیست، یک رویکرد ساختاری را اعمال کنید. تا در هنگام ساختن سیستم اندازه گیری عملکرد خود در نظر بگیرید”.

۱۰- ۱۵ سوال رایج در مورد KPI

۱- KPI مخفف چیست؟

KPI مخفف شاخص کلیدی عملکرد است. Key Performance Indicator

۲- KPI چیست؟

KPI یک مقدار قابل اندازه گیری است. که نشان می دهد چه میزان یک شرکت در دستیابی به اهداف کلیدی کسب و کار موفق است.

۳- KPI برای چه مواردی استفاده می شود؟

KPI ها توسط افراد و سازمان ها برای ارزیابی موفقیت در دستیابی به اهداف مهم مورد استفاده قرار می گیرند. KPI های سطح بالا ممکن است روی عملکرد کلی شرکت متمرکز شوند. در حالی که KPI های سطح پایین ممکن است روی فرآیندهای درون بخش ها متمرکز شوند.

۴- چگونه می توان KPI را توسعه داد؟

ما رویکرد برتر (SMARTER) را توصیه می کنیم. SMARTER مخفف خاص Specific ، قابل اندازه گیری Measurable ، قابل دستیابی Attainable ، مرتبط Relevant ، با محدودیت زمانی Time-bound ، ارزیابی و ارزیابی مجدد Evaluate and Reevaluate است.

همانطور که لیست اولیه ای از ارزش ها را ایجاد می کنید که به بهترین وجه نشان دهنده پیشرفت در جهت اهداف کلیدی تجارت است؛ از خود و یا تیم خود سؤالات زیر راجع به آنها بپرسید:

• آیا هدف شما مشخص است؟
• آیا می توانید پیشرفت را به سمت آن هدف اندازه گیری کنید؟
• آیا هدف واقعاً قابل دستیابی است؟
• هدف سازمان شما چقدر مرتبط است؟
• چهارچوب زمانی برای رسیدن به این هدف چیست؟
• پیشرفت و پیشرفت کوتاه مدت را چگونه و چه زمانی ارزیابی می کنید؟
• چگونه و چه زمانی پیشرفت بلند مدت را ارزیابی خواهید کرد؟

۵- چه کسی KPI را تعیین می کند؟

پاسخ کوتاه: هرکسی می تواند. به عنوان مثال KPI ها توسط افراد برای دستیابی به اهداف مرتبط با سلامتی مورد استفاده قرار می گیرند. و توسط سازمان ها برای دستیابی به اهداف تجاری استفاده می شود.

در مشاغل ، معمولاً KPI دپارتمان (مانند موارد بازاریابی ، فروش و پشتیبانی مشتری ، برای نامگذاری چند مورد) وجود دارد. این KPI ها اغلب توسط رهبران دپارتمان ها ایجاد می شوند. و سپس مدیران دپارتمان ها اطمینان می یابند که تیم هم تراز شده و بر این اساس کار می کند.

سپس KPI های مهم توسط مدیرعامل سازمان و تیم اجرایی تعیین می شوند. KPI های دپارتمان باید به گونه ای ایجاد شوند که نتیجه جمع آنها مسیر حرکت را برای KPI های فراگیر حرکت دهد.

برای مطالعه در خصوص نحوه نوشتن برنامه بازاریابی اینجا کلیک کنید!

۶- چگونه می توانم یک KPI ایجاد کنم؟

تصور کنید هدف کلی شما افزایش فروش کتاب برای سال جاری است. شما می خواهید این KPI را KPI فروش کتاب بنامید. در اینجا نحوه تعریف KPI آورده شده است:

• چه چیزی: برای افزایش فروش کتاب ۱۵٪ در سال جاری.
• چرا: دستیابی به این هدف به شما امکان می دهد تا عامل دیگری را استخدام کنید.
• چه اندازه: پیشرفت با افزایش تعداد کتاب های فروخته شده و درآمد حاصل از آن اندازه گیری می شود.
• چگونه: ترافیک را از طریق یک وبلاگ با تمرکز بر روی موضوعات مرتبط با طاقچه نشر ما
• چه کسی: مدیر بازاریابی محتوا مسئول این KPI خواهد بود.
• نتیجه: فروش کتاب امسال ۱۵ درصد افزایش یافته است.
• زمان: پیشرفت KPI به صورت ماهانه بررسی می شود.

۷- از کدام KPI باید استفاده کنم؟

هیچ چیز به عنوان “بهترین KPI” وجود ندارد. فقط بهترین KPI برای اهداف خاص شما وجود دارد. تعیین کنید که اهداف، مهمترین اهداف، تیم و یا کسب و کار شما کدام است. و آن را از طریق سؤالات SMARTER در سوال شماره ۴ اجرا کنید.

۸- چه موقع باید از KPI استفاده کنم؟

زمانی از شاخص های کلیدی عملکرد استفاده کنید که قصد ارزیابی میزان موفقیت در دستیابی به اهداف را دارید.

۹- چرا باید KPI ها را بازبینی کنم؟

اهداف ممکن است با گذشت زمان تغییر کند. به طبع آن عملکرد و پیشرفت به سمت آن اهداف نیز قطعا تغییر خواهد کرد. به همین ترتیب ، ممکن است یک KPI از سه ماه پیش تا کنون منسوخ شود. به همین دلیل مهم است که KPI های خود را تنظیم و بازبینی کنید.

۱۰- چه موقع باید KPI ها را بررسی کنم؟

KPI ها می بایست متناسب با زمان نهایی اهداف که تعیین شده اند، مرور شوند. برای مثال در خصوص اهداف سالانه، بهتر است بررسی بصورت ماهانه باشد.

۱۱- چگونه می توانم از KPI گزارش تهیه کنم؟

گزارش KPI عملکرد فعلی شما را در مقایسه با اهداف نشان می دهد. این می تواند به روش های مختلفی ارائه شود. از صفحات گسترده و حاشیه های اسلایدها گرفته تا گزارش های کتبی رسمی و هر پلتفرمی با آن راحت هستید.

به طور سنتی ، گزارش های KPI بصورت ماهانه تهیه می شوند. اما ، بسته به اینکه چقدر این گزارشها عمیق هستند، ممکن است هر بار که یک بررسی KPI را انجام دهید، بخواهید گزارش KPI ایجاد کنید.

۱۲- چند KPI را باید پیگیری کنم؟

هر چه کمتر بهتر ! تعداد زیاد از KPI ها یا اندازه گیری KPI هایی که برای مرحله خاص شرکت شما کاملاً مناسب نیست، توصیه نمی شود. تحقیقات نشان می دهد که تعداد ۳ تا ۵ مورد کارآمد هستند.

۱۳- چرا KPI ها مهم هستند؟

دستیابی به اهداف به تمرکز و تداوم در بررسی و اندازه گیری نتایج بستگی دارد. KPI ها مهم هستند زیرا به عنوان راهنمای شما برای رسیدن به جایی که قصد دارید، عمل می کنند.

۱۴- کدام شرکت ها از KPI استفاده می کنند؟

کلیه سازمانها ، صرف نظر از اندازه و بخش ، یک هدف را در ذهن دارند و معتقدند ایجاد استراتژی برای دستیابی به آن اهداف مهم است.